Apa itu Soft Copy?

Soft Copy adalah salinan elektronik dari dokumen.Ini kontras dengan hard copy, dokumen yang dicetak di atas kertas atau media lain.Soft Copy mudah ditransfer, didistribusikan, berbagi, dan memanipulasi mdash;Semua potensi kelemahan atau keuntungan, tergantung pada dokumen yang terlibat.Mereka juga dapat digunakan untuk menghasilkan salinan hard, dengan mencetak salinan dokumen.Banyak kantor tanpa kertas atau limbah rendah sangat bergantung pada soft copy untuk berkomunikasi dan berbagi informasi.

Soft Copy biasanya dapat dibuka dalam berbagai program pengolah kata.Untuk keamanan tambahan, sebuah dokumen dapat disimpan dalam format hanya baca.Ini akan memungkinkan orang untuk melihatnya, tetapi tidak mengubah soft copy.Dalam kasus di mana orang khawatir tentang data yang diubah atau dimanipulasi oleh orang -orang yang memiliki akses ke file, ini bisa berguna.mereka di disk atau hard drive portabel untuk dibagikan.Variasi teknik distribusi ini dapat bermanfaat dan memungkinkan kantor untuk menghilangkan pengeluaran seperti mesin faks dan kurir.Soft Copy umumnya tidak memiliki kedudukan hukum yang sama dengan copy hard karena potensi perubahan, tetapi mereka dapat digunakan untuk sebagian besar kegiatan di kantor, termasuk hal -hal seperti mengirim draft soft copy dari kontrak bolak -balik untuk mengedit dan persetujuan, dengan orang -orang meninjau hard copy dengan cermat sebelum menandatangani untuk memastikan itu berisi perubahan yang mereka inginkan.

Soft Copy juga dapat digunakan untuk hal -hal seperti presentasi, dengan orang -orang mendistribusikan dokumen secara elektronik sehingga setiap orang memiliki salinan, atau menampilkannyalayar di presentasi atau acara.Kemampuan untuk mengedit hingga menit terakhir dapat berguna bagi orang yang ingin waktu untuk menyempurnakan presentasi mereka dan yang mungkin perlu membuat perubahan menit terakhir untuk mengakomodasi perubahan informasi dan masalah lainnya.Guru sering menyimpan materi kelas dalam bentuk soft copy sehingga mereka dapat dengan mudah mengubahnya dan menggunakannya kembali untuk pelajaran.

Untuk kantor di mana ruang merupakan pertimbangan utama, sepenuhnya atau sebagian besar elektronik dapat memberikan manfaat yang signifikan.Orang dapat meninjau materi dalam soft copy dan menghindari generasi volume besar kertas yang akan membutuhkan penyimpanan.Jika keamanan menjadi perhatian, langkah -langkah keamanan elektronik dapat ditetapkan untuk memberikan perlindungan sebanyak mungkin untuk soft copy.Ini dapat mencakup alat seperti cadangan jarak jauh untuk menyimpan salinan jika terjadi kebakaran, virus, dan masalah lainnya.