Bản sao mềm là gì?

Một bản sao mềm là một bản sao điện tử của một tài liệu.Nó tương phản với một bản sao cứng, một tài liệu được in ra trên giấy hoặc một phương tiện khác.Các bản sao mềm rất dễ chuyển, phân phối, chia sẻ và thao tác mdash;Tất cả các nhược điểm hoặc lợi thế tiềm năng, tùy thuộc vào tài liệu liên quan.Chúng cũng có thể được sử dụng để tạo các bản sao cứng, bằng cách in ra một bản sao của tài liệu.Nhiều văn phòng không có giấy tờ hoặc chất thải thấp phụ thuộc rất nhiều vào các bản sao mềm để giao tiếp và chia sẻ thông tin. Các bản sao mềm thường có thể được mở trong một loạt các chương trình xử lý văn bản.Để thêm bảo mật, một tài liệu có thể được lưu theo định dạng chỉ đọc.Điều này sẽ cho phép mọi người xem nó, nhưng không thay đổi bản sao mềm.Trong trường hợp mọi người quan tâm đến dữ liệu được thay đổi hoặc thao túng bởi những người có quyền truy cập vào tệp, điều này có thể hữu ích.Một số chương trình cũng duy trì nhật ký thay đổi, cho phép mọi người theo dõi các thay đổi được thực hiện cho tài liệu, hoàn nguyên chúng nếu muốn khôi phục tài liệu về điểm trước. Những người có bản sao mềm có thể gửi chúng qua email, chuyển chúng qua mạng hoặc đặtchúng trên một đĩa hoặc ổ cứng di động để chia sẻ.Sự đa dạng của các kỹ thuật để phân phối có thể hữu ích và có thể cho phép các văn phòng loại bỏ các chi phí như máy fax và chuyển phát nhanh.Các bản sao mềm thường không có vị trí hợp pháp hoàn toàn như các bản sao cứng vì khả năng thay đổi, nhưng chúng có thể được sử dụng cho hầu hết các hoạt động trong một văn phòng, bao gồm những thứ như gửi bản nháp sao chép mềm của hợp đồng qua lại để chỉnh sửa và phê duyệt, với những người xem xét bản sao cứng một cách cẩn thận trước khi đăng nhập để đảm bảo nó chứa các thay đổi họ muốn. Bản sao mềm cũng có thể được sử dụng cho những thứ như thuyết trình, với mọi người phân phối tài liệu điện tử để mọi người đều có bản sao hoặc hiển thị nó trênmột màn hình tại một bài thuyết trình hoặc sự kiện.Khả năng thực hiện các chỉnh sửa cho đến phút cuối cùng có thể hữu ích cho những người muốn có thời gian để hoàn thiện các bài thuyết trình của họ và những người có thể cần thực hiện các thay đổi vào phút cuối để phù hợp với thông tin thay đổi và các vấn đề khác.Giáo viên thường lưu trữ các tài liệu lớp học ở dạng bản sao mềm để họ có thể dễ dàng thay đổi chúng và sử dụng lại chúng để học. Đối với các văn phòng nơi không gian là một sự cân nhắc lớn, hoàn toàn hoặc chủ yếu là điện tử có thể mang lại lợi ích đáng kể.Mọi người có thể xem xét các tài liệu trong bản sao mềm và tránh việc tạo ra khối lượng lớn giấy sẽ cần lưu trữ.Nếu bảo mật là một mối quan tâm, các biện pháp bảo mật điện tử có thể được thiết lập để cung cấp càng nhiều bảo vệ càng tốt cho các bản sao mềm.Điều này có thể bao gồm các công cụ như sao lưu từ xa để lưu các bản sao trong trường hợp hỏa hoạn, virus và các vấn đề khác.