Ano ang isang malambot na kopya?

Ang isang malambot na kopya ay isang elektronikong kopya ng isang dokumento.Ito ay kaibahan sa isang hard copy, isang dokumento na nakalimbag sa papel o ibang daluyan.Ang mga malambot na kopya ay madaling ilipat, ipamahagi, ibahagi, at manipulahin at mdash;Ang lahat ng mga potensyal na drawbacks o pakinabang, depende sa dokumento na kasangkot.Maaari rin silang magamit upang makabuo ng mga mahirap na kopya, sa pamamagitan ng pag -print ng isang kopya ng dokumento.Maraming mga tanggapan na walang papel o mababang basura ang umaasa sa malambot na kopya para sa pakikipag-usap at pagbabahagi ng impormasyon.

Ang mga malambot na kopya ay karaniwang mabubuksan sa iba't ibang mga programa sa pagproseso ng salita.Para sa idinagdag na seguridad, ang isang dokumento ay maaaring mai -save sa isang format na basahin lamang.Papayagan nitong tingnan ito ng mga tao, ngunit hindi baguhin ang malambot na kopya.Sa mga kaso kung saan nababahala ang mga tao tungkol sa data na binago o manipulahin ng mga taong may access sa file, maaari itong maging kapaki -pakinabang.Ang ilang mga programa ay nagpapanatili din ng pagbabago ng mga log, na nagpapahintulot sa mga tao na subaybayan ang mga pagbabago na ginawa sa dokumento, paggalang sa kanila kung nais na ibalik ang dokumento sa isang naunang punto.Ang mga ito sa isang disc o portable hard drive upang ibahagi.Ang iba't ibang mga pamamaraan para sa pamamahagi ay maaaring maging kapaki -pakinabang at maaaring payagan ang mga tanggapan na maalis ang mga gastos tulad ng mga fax machine at courier.Ang mga malambot na kopya ay hindi karaniwang may parehong ligal na paninindigan bilang mga mahirap na kopya dahil sa potensyal para sa pagbabago, ngunit maaari itong magamit para sa karamihan ng mga aktibidad sa isang tanggapan, kasama ang mga bagay tulad ng pagpapadala ng mga malambot na draft ng kopya ng isang kontrata pabalik -balik para sa pag -edit at pag -apruba, sa mga tao na suriin nang mabuti ang hard copy bago mag -sign upang matiyak na naglalaman ito ng mga pagbabagong nais nila.isang screen sa isang pagtatanghal o kaganapan.Ang kakayahang gumawa ng mga pag -edit hanggang sa huling minuto ay maaaring maging kapaki -pakinabang para sa mga taong nais ng oras upang maperpekto ang kanilang mga pagtatanghal at kung sino ang maaaring gumawa ng mga huling minuto na pagbabago upang mapaunlakan ang pagbabago ng impormasyon at iba pang mga isyu.Ang mga guro ay madalas na nag -iimbak ng mga materyales sa silid -aralan sa malambot na form ng kopya upang madaling mabago ang mga ito at magamit muli ang mga ito para sa mga aralin.Maaaring suriin ng mga tao ang mga materyales sa malambot na kopya at maiwasan ang henerasyon ng malaking dami ng papel na mangangailangan ng imbakan.Kung ang seguridad ay isang pag -aalala, ang mga hakbang sa seguridad ng elektronik ay maaaring maitatag upang magbigay ng mas maraming proteksyon hangga't maaari sa malambot na mga kopya.Maaari itong isama ang mga tool tulad ng mga remote na backup upang makatipid ng mga kopya kung sakaling may apoy, mga virus, at iba pang mga problema.