Τι είναι ένα ηλεκτρονικό ντουλάπι αρχείων;

Ένα ηλεκτρονικό ντουλάπι αρχείων μπορεί να είναι είτε μια μεταφορική αναφορά σε ένα σύστημα αποθήκευσης εγγράφων και άλλων πληροφοριών σε ένα ηλεκτρονικό μέσο όπως ένας σκληρός δίσκος υπολογιστή ή μπορεί να αναφέρεται σε ένα πραγματικό λογισμικό που βοηθά στη δημιουργία και τη διατήρηση ηλεκτρονικών αρχείων.Πολλές φορές, ένα ηλεκτρονικό ντουλάπι αρχείων αναφέρεται ως ένας τρόπος ψηφιακής αποθήκευσης φυσικών εγγράφων για την αύξηση της αποτελεσματικότητας της εξεύρεσης των εγγράφων ή για την ελαχιστοποίηση του χώρου που απαιτείται για τα φυσικά αρχεία.Η χρήση ενός ηλεκτρονικού συστήματος αρχειοθέτησης μπορεί να επιτρέψει σε πολλούς χρήστες να έχουν πρόσβαση σε πληροφορίες ταυτόχρονα χωρίς να συγκεντρώνουν μπροστά σε ένα φυσικό ντουλάπι αρχείων και επίσης να κάνουν τις πληροφορίες που περιέχει διαθέσιμες εξ αποστάσεως μέσω συνδέσεων δικτύου.Στην πραγματικότητα είναι?Αντ 'αυτού, ο όρος αναφέρεται γενικά στη χρήση ηλεκτρονικού αποθηκευτικού χώρου με τρόπο που να προσεγγίζει ένα φυσικό ντουλάπι αρχείων.Σε πολύ βασικό επίπεδο, ένας ενιαίος κατάλογος σε έναν σκληρό δίσκο υπολογιστή που περιέχει ορισμένα έγγραφα ή άλλα αρχεία είναι τεχνικά ένα ηλεκτρονικό ντουλάπι αρχείων, επειδή τα αρχεία είναι ξεχωριστά, ευρετηριασμένα και μερικές φορές μπορούν να αναζητηθούν μέσω των χαρακτηριστικών του λειτουργικού συστήματος.Ένα πολύ προηγμένο ηλεκτρονικό σύστημα αρχειοθέτησης θα μπορούσε να χρησιμοποιήσει ένα σύστημα διαχείρισης σχεσιακών βάσεων δεδομένων (RDBMS), επιτρέποντας ουσιαστικά στους χρήστες να κατηγοριοποιούν κάθε πληροφορία μέσα σε ένα πλαίσιο που μπορεί στη συνέχεια να αναζητήσει ή να ανακαλέσει τις πληροφορίες με συγκεκριμένο τρόπο.Όταν χρησιμοποιείτε ένα ηλεκτρονικό ντουλάπι αρχείων που δεν μπορεί να παρέχει ένα φυσικό ντουλάπι.Ολόκληρο το υπουργικό συμβούλιο, ανάλογα με το μέγεθός του, μπορεί να αντιγραφεί σε ψηφιακή συσκευή ή συμπαγή δίσκο (CD), επιτρέποντάς του να υποστηρίζεται, να μεταφερθεί ή να μεταφερθεί εύκολα.Μπορεί επίσης να διατεθεί μέσω ενός δικτύου, ώστε πολλοί χρήστες να μπορούν να έχουν πρόσβαση ανεξάρτητα από την τοποθεσία.Οι πληροφορίες εντός του ηλεκτρονικού συστήματος αρχειοθέτησης μπορούν να προστατευθούν ή να κρυπτογραφηθούν για πρόσθετη ασφάλεια.Σε ορισμένες περιπτώσεις, τα έγγραφα σε ένα ηλεκτρονικό σύστημα μπορούν εύκολα να αναζητηθούν για ορισμένες λέξεις -κλειδιά, καθιστώντας ορισμένες πληροφορίες πιο εύκολο να εντοπιστούν από ό, τι θα ήταν με ένα φυσικό υπουργικό συμβούλιο. Μερικές εφαρμογές που προσπαθούν να παρέχουν ένα πλήρες σύστημα διαχείρισης για πληροφορίες και έγγραφα μπορεί να είναιπου ονομάζεται λογισμικό ηλεκτρονικού αρχείου.Αυτά περιλαμβάνουν συχνά χαρακτηριστικά που μοιάζουν με βάση δεδομένων και επιλογές για πρόσβαση στο δίκτυο ή δημιουργία αναφορών.Σε ορισμένες περιπτώσεις, ολόκληρα σύνολα εγγράφων μπορούν να αναπροσαρμόζονται με μια εφαρμογή, έτσι ώστε εύκολα να εξεταστούν μέσω ενός γραφικού περιβάλλοντος χρήστη (GUI).Το ένα είναι ότι, εάν οι πληροφορίες ανακτώνται από τις ηλεκτρονικές πηγές, ενδέχεται να υπάρχουν ζητήματα πνευματικής ιδιοκτησίας που εμπλέκονται στην αποθήκευση των εγγράφων χωρίς την άδεια των συγγραφέων.Ένα άλλο ζήτημα, ειδικά σε τομείς που έχουν ισχυρούς νόμους για την προστασία της ιδιωτικής ζωής, είναι ότι ένα βασικό σύστημα ηλεκτρονικού υπουργικού συμβουλίου μπορεί να μην παρέχει όλα τα σημεία ασφάλειας και ιδιωτικής ζωής που έχουν εντολή, που σημαίνει ότι θα χρειαστεί ένας πιο εντατικός τύπος ηλεκτρονικού συστήματος ηλεκτρονικών αρχείωννα χρησιμοποιηθούν για ευαίσθητα δεδομένα.