Apa itu lemari file elektronik?

Kabinet file elektronik dapat berupa referensi metaforis ke sistem penyimpanan dokumen dan informasi lain tentang media elektronik seperti hard drive komputer, atau dapat merujuk ke perangkat lunak aktual yang membantu dalam membuat dan memelihara catatan elektronik.Sering kali, kabinet file elektronik disebut sebagai cara menyimpan dokumen fisik secara digital untuk meningkatkan efisiensi menemukan dokumen atau untuk meminimalkan ruang yang dibutuhkan untuk catatan fisik.Menggunakan sistem pengarsipan elektronik dapat memungkinkan banyak pengguna untuk mengakses informasi secara bersamaan tanpa berkerumun di depan kabinet file fisik dan juga dapat membuat informasi yang berisi yang tersedia dari jarak jauh melalui koneksi jaringan.

Tidak ada satu definisi tunggal tentang apa yang menjadi kabinet file elektronik elektronik elektronikSebenarnya adalah;Sebaliknya, istilah ini mengacu pada penggunaan penyimpanan elektronik dengan cara yang mendekati lemari file fisik.Pada tingkat yang sangat mendasar, satu direktori pada hard drive komputer yang berisi beberapa dokumen atau file lain secara teknis merupakan lemari file elektronik, karena file terpisah, diindeks, dan kadang -kadang dapat dicari melalui fitur sistem operasi.Sistem pengarsipan elektronik yang sangat canggih dapat menggunakan sistem manajemen database relasional (RDBMS), pada dasarnya memungkinkan pengguna untuk mengkategorikan setiap informasi dalam kerangka kerja yang kemudian dapat mencari atau mengingat informasi dengan cara tertentu.

Ada banyak opsi yang tersediaSaat menggunakan lemari file elektronik yang tidak dapat disediakan oleh lemari fisik.Seluruh kabinet arsip, tergantung pada ukurannya, dapat disalin ke perangkat digital atau disk kompak (CD), memungkinkannya untuk dicadangkan, ditransfer, atau dibawa dengan mudah.Ini juga dapat tersedia melalui jaringan sehingga banyak pengguna dapat mengaksesnya terlepas dari lokasi.Informasi dalam sistem pengarsipan elektronik dapat dilindungi kata sandi atau dienkripsi untuk keamanan ekstra.Dalam beberapa kasus, dokumen dalam sistem elektronik dapat dengan mudah dicari dengan kata kunci tertentu, membuat beberapa informasi lebih mudah ditemukan daripada dengan kabinet fisik.

Beberapa aplikasi yang berupaya menyediakan sistem manajemen lengkap untuk informasi dan dokumen dapat terjadidisebut perangkat lunak kabinet file elektronik.Ini sering termasuk fitur dan opsi seperti basis data untuk akses jaringan atau pembuatan laporan.Dalam beberapa kasus, seluruh set dokumen dapat diindeks dengan aplikasi sehingga mudah dibaca melalui antarmuka pengguna grafis (GUI).

Kadang -kadang, beberapa masalah dapat muncul di sekitar penggunaan kabinet file elektronik.Salah satunya adalah, jika informasi tersebut diambil dari sumber online, maka mungkin ada masalah hak cipta yang terlibat dalam menyimpan dokumen tanpa izin penulis.Masalah lain, terutama di bidang yang memiliki undang-undang privasi yang kuat, adalah bahwa sistem kabinet file elektronik dasar mungkin tidak memberikan semua poin keamanan dan privasi yang diamanatkan, yang berarti jenis yang mungkin diperlukan oleh sistem catatan elektronik industri yang lebih intensif dan spesifik industri yang mungkin perlu dilakukandigunakan untuk data sensitif.