Ano ang isang electronic file cabinet?

Ang isang elektronikong gabinete ng file ay maaaring maging isang metaphorical na sanggunian sa isang sistema ng pag -iimbak ng mga dokumento at iba pang impormasyon sa isang elektronikong daluyan tulad ng isang computer hard drive, o maaari itong sumangguni sa isang aktwal na piraso ng software na tumutulong sa paglikha at pagpapanatili ng mga elektronikong talaan.Maraming mga beses, ang isang elektronikong gabinete ng file ay tinutukoy bilang isang paraan ng digital na pag -iimbak ng mga pisikal na dokumento upang madagdagan ang kahusayan ng paghahanap ng mga dokumento o upang mabawasan ang puwang na kinakailangan para sa mga pisikal na talaan.Ang paggamit ng isang elektronikong sistema ng pag -file ay maaaring payagan ang maraming mga gumagamit na ma -access ang impormasyon nang sabay -sabay nang walang pag -uwak sa harap ng isang pisikal na gabinete ng file at maaari ring gawin ang impormasyon na naglalaman nito nang magagamit sa pamamagitan ng mga koneksyon sa network.talagang ay;Sa halip, ang term ay tumutukoy sa pangkalahatan sa paggamit ng elektronikong imbakan sa isang paraan na tinatayang isang pisikal na gabinete ng file.Sa isang napaka -pangunahing antas, ang isang solong direktoryo sa isang hard drive ng computer na naglalaman ng ilang mga dokumento o iba pang mga file ay technically isang electronic file cabinet, dahil ang mga file ay hiwalay, na -index, at kung minsan ay mahahanap sa pamamagitan ng mga tampok ng operating system.Ang isang napaka -advanced na electronic filing system ay maaaring gumamit ng isang relational database management system (RDBMS), mahalagang pinahihintulutan ang mga gumagamit na maiuri ang bawat piraso ng impormasyon sa loob ng isang balangkas na maaaring maghanap o maalala ang impormasyon sa isang tiyak na paraan.

Maraming mga pagpipilian na magagamitKapag gumagamit ng isang electronic file cabinet na hindi maibigay ng isang pisikal na gabinete.Ang buong gabinete ng pag -file, depende sa laki nito, ay maaaring makopya sa isang digital na aparato o compact disk (CD), na pinapayagan itong mai -back up, ilipat, o madala madali.Maaari rin itong magamit sa pamamagitan ng isang network upang ma -access ito ng maraming mga gumagamit anuman ang lokasyon.Ang impormasyon sa loob ng electronic filing system ay maaaring protektado ng password o naka -encrypt para sa labis na seguridad.Sa ilang mga pagkakataon, ang mga dokumento sa loob ng isang elektronikong sistema ay madaling maghanap para sa ilang mga keyword, na ginagawang mas madaling maghanap ang ilang impormasyon kaysa sa isang pisikal na gabinete.

Ang ilang mga aplikasyon na nagtatangkang magbigay ng isang kumpletong sistema ng pamamahala para sa impormasyon at mga dokumento ay maaaring magingtinatawag na Electronic File Cabinet Software.Ang mga ito ay madalas na kasama ang mga tampok na tulad ng database at mga pagpipilian para sa pag-access sa network o henerasyon ng mga ulat.Sa ilang mga pagkakataon, ang buong hanay ng mga dokumento ay maaaring mai -index ng isang application upang madali silang mapahamak sa pamamagitan ng isang graphic na interface ng gumagamit (GUI). Paminsan -minsan, ang ilang mga isyu ay maaaring lumitaw sa paligid ng paggamit ng isang electronic file cabinet.Ang isa ay, kung ang impormasyon ay nakuha mula sa mga online na mapagkukunan, maaaring mayroong mga isyu sa copyright na kasangkot sa pag -iimbak ng mga dokumento nang walang pahintulot ng mga may -akda.Ang isa pang isyu, lalo na sa mga patlang na may malakas na mga batas sa privacy, ay ang isang pangunahing elektronikong sistema ng gabinete ng file ay maaaring hindi magbigay ng lahat ng mga punto ng seguridad at privacy na ipinag-uutos, na nangangahulugang isang mas masinsinang, tiyak na uri ng sistema ng elektronikong talaan na maaaring kailanganingagamitin para sa sensitibong data.