Tủ tệp điện tử là gì?

Một tủ tệp điện tử có thể là một tham chiếu ẩn dụ về một hệ thống lưu trữ tài liệu và thông tin khác trên phương tiện điện tử như ổ cứng máy tính hoặc nó có thể đề cập đến một phần mềm thực tế hỗ trợ tạo và duy trì các bản ghi điện tử.Nhiều lần, một tủ tệp điện tử được gọi là cách lưu trữ kỹ thuật số các tài liệu vật lý để tăng hiệu quả tìm kiếm các tài liệu hoặc để giảm thiểu không gian cần thiết cho các hồ sơ vật lý.Sử dụng hệ thống nộp đơn điện tử có thể cho phép nhiều người dùng truy cập thông tin đồng thời mà không cần đông đúc trước tủ tệp vật lý và cũng có thể cung cấp thông tin có sẵn từ xa thông qua các kết nối mạng. Không có một định nghĩa nào về tủ tệp điện tử nàoThực sự là;Thay vào đó, thuật ngữ này thường đề cập đến việc sử dụng lưu trữ điện tử theo cách gần đúng với tủ tệp vật lý.Ở cấp độ rất cơ bản, một thư mục duy nhất trên ổ cứng máy tính chứa một số tài liệu hoặc các tệp khác về mặt kỹ thuật là một tủ tệp điện tử, bởi vì các tệp được riêng biệt, được lập chỉ mục và đôi khi có thể tìm kiếm thông qua các tính năng của hệ điều hành.Một hệ thống nộp đơn điện tử rất tiên tiến có thể sử dụng hệ thống quản lý cơ sở dữ liệu quan hệ (RDBMS), về cơ bản cho phép người dùng phân loại từng thông tin trong một khung có thể tìm kiếm hoặc nhớ lại thông tin theo một cách cụ thể. Có nhiều tùy chọn có sẵnKhi sử dụng tủ tệp điện tử mà tủ vật lý không thể cung cấp.Toàn bộ tủ hồ sơ, tùy thuộc vào kích thước của nó, có thể được sao chép vào thiết bị kỹ thuật số hoặc đĩa nhỏ gọn (CD), cho phép nó được sao lưu, chuyển hoặc mang theo dễ dàng.Nó cũng có thể được cung cấp thông qua một mạng để nhiều người dùng có thể truy cập nó bất kể vị trí.Thông tin trong hệ thống nộp đơn điện tử có thể được bảo vệ hoặc mã hóa mật khẩu để bảo mật thêm.Trong một số trường hợp, các tài liệu trong một hệ thống điện tử có thể dễ dàng tìm kiếm các từ khóa nhất định, giúp một số thông tin dễ dàng xác định vị trí hơn với một tủ vật lý. Một số ứng dụng cố gắng cung cấp một hệ thống quản lý hoàn chỉnh cho thông tin và tài liệu có thểđược gọi là phần mềm tủ tệp điện tử.Chúng thường bao gồm các tính năng và tùy chọn giống như cơ sở dữ liệu để truy cập mạng hoặc tạo báo cáo.Trong một số trường hợp, toàn bộ bộ tài liệu có thể được lập chỉ mục bởi một ứng dụng để chúng dễ dàng được sử dụng thông qua giao diện người dùng đồ họa (GUI). Thỉnh thoảng, một số vấn đề có thể phát sinh xung quanh việc sử dụng tủ tệp điện tử.Một là, nếu thông tin được lấy từ các nguồn trực tuyến, thì có thể có các vấn đề bản quyền liên quan đến việc lưu trữ các tài liệu mà không có sự cho phép của các tác giả.Một vấn đề khác, đặc biệt là trong các lĩnh vực có luật bảo mật mạnh mẽ, là một hệ thống tủ tệp điện tử cơ bản có thể không cung cấp tất cả các điểm bảo mật và quyền riêng tư được ủy quyền, có nghĩa là một loại hồ sơ điện tử cụ thể, chuyên sâu hơn của ngành có thể cầnđược sử dụng cho dữ liệu nhạy cảm.