Mi az elektronikus fájlszekrény?

Az elektronikus fájlszekrény metaforikus hivatkozás lehet a dokumentumok és egyéb információk tárolására egy elektronikus médiumon, például számítógépes merevlemezen, vagy utalhat egy tényleges szoftverre, amely elősegíti az elektronikus nyilvántartások létrehozását és karbantartását.Sokszor egy elektronikus iratszekrényt a fizikai dokumentumok digitális tárolásának egyik módjaként nevezik a dokumentumok megtalálásának hatékonyságának növelése vagy a fizikai nyilvántartásokhoz szükséges hely minimalizálása érdekében.Az elektronikus iratgyűjtő rendszer használata lehetővé teszi több felhasználó számára, hogy egyidejűleg hozzáférjen az információkhoz, anélkül, hogy a fizikai fájlszekrény előtt zsúfolódik, és a hálózati kapcsolatok révén távolról elérhető információkat is elérhetővé teheti.Valójában az;Ehelyett a kifejezés általában arra utal, hogy az elektronikus tárolást olyan módon használja, amely megközelíti a fizikai fájlszekrényt.Nagyon alapszinten az egyes dokumentumokat vagy más fájlokat tartalmazó számítógépes merevlemez -meghajtó egyetlen könyvtár technikailag elektronikus fájlszekrény, mivel a fájlok különállóak, indexeltek és néha az operációs rendszer jellemzői révén kereshetők.Egy nagyon fejlett elektronikus iratrendszer alkalmazhat egy relációs adatbázis -kezelési rendszert (RDBMS), amely lényegében lehetővé teszi a felhasználók számára, hogy az egyes információkat olyan kereten belül kategorizálják, amely egy meghatározott módon keresheti vagy visszahívhatja az információkat.Olyan elektronikus fájlszekrény használatakor, amelyet a fizikai szekrény nem tud biztosítani.A teljes iratszekrény, méretétől függően, másolható egy digitális eszközre vagy kompakt lemezre (CD), lehetővé téve, hogy biztonsági másolatot készítsen, átadhassunk vagy könnyedén továbbítsák.A hálózaton keresztül elérhetővé is elérhetővé tehető, így több felhasználó hozzáférhet ahhoz, függetlenül a helytől.Az elektronikus iratrendszerben szereplő információk jelszavakkal védhetők vagy titkosíthatók az extra biztonság érdekében.Bizonyos esetekben az elektronikus rendszeren belüli dokumentumok könnyen megkerehetők bizonyos kulcsszavakra, megkönnyítve bizonyos információkat, mint egy fizikai kabinetnél.Az úgynevezett elektronikus fájlszekrény szoftver.Ezek gyakran tartalmaznak adatbázis-szerű funkciókat és lehetőségeket a hálózati hozzáféréshez vagy a jelentések generálásához.Bizonyos esetekben a teljes dokumentumkészleteket egy alkalmazás indexelheti, így azokat könnyen átírhatják egy grafikus felhasználói felületen (GUI).Az egyik az, hogy ha az információkat online forrásokból kapják meg, akkor lehet, hogy szerzői jogi kérdések merülnek fel a dokumentumok tárolásával a szerzők engedélye nélkül.Egy másik kérdés, különösen az erős adatvédelmi törvényekkel rendelkező területeken, az, hogy az alapvető elektronikus fájlszekrényrendszer nem biztosítja a biztonsági és magánélet minden pontját, amelyet felhatalmazott, vagyis az intenzívebb, iparág-specifikusabb típusú elektronikus nyilvántartási rendszerre szükség vanhasználható érzékeny adatokhoz.