Τι είναι το λογισμικό απεικόνισης εγγράφων;

Το λογισμικό απεικόνισης εγγράφων είναι μια εφαρμογή που χρησιμοποιείται στη διαχείριση εγγράφων για τη μετατροπή εγγράφων χαρτιού σε ψηφιακή μορφή.Οι σαρωτές χρησιμοποιούνται για την εισαγωγή πληροφοριών εγγράφων και, στη συνέχεια, το λογισμικό απεικόνισης εγγράφων συνήθως ονομάζει και αποθηκεύει τα έγγραφα, χρησιμοποιεί οπτική αναγνώριση χαρακτήρων (OCR) για να τους κάνει να αναζητήσουν και να επεξεργαστούν και να τα καταθέτουν.Το λογισμικό απεικόνισης εγγράφων μπορεί να ενσωματωθεί στα περιφερειακά περιφερειακά πολλαπλών λειτουργιών (MFPs), ώστε το λογισμικό να μπορεί να χειριστεί έγγραφα καθώς σαρώνονται.

Συχνά, το λογισμικό απεικόνισης εγγράφων περιλαμβάνει ενσωματωμένα χαρακτηριστικά για τον εξορθολογισμό και τον έλεγχο της επεξεργασίας αποθηκευμένων εγγράφων.Ορισμένες εφαρμογές περιλαμβάνουν τη δυνατότητα να ελέγξετε ένα έγγραφο για να διασφαλίσετε ότι μόνο ένας χρήστης μπορεί να επεξεργαστεί ένα έγγραφο κάθε φορά.Το λογισμικό μπορεί επίσης να διευκολύνει τις διαδικασίες έγκρισης, ώστε οι αλλαγές να μην εφαρμόζονται στα έγγραφα έως ότου οι καθορισμένοι διαχειριστές τους εγκρίνουν.

Το λογισμικό έρχεται συνήθως με το δικό του γραφικό περιβάλλον χρήστη για την αποθήκευση και τον εντοπισμό αρχείων.Οι διεπαφές μπορούν να περιλαμβάνουν δυνατότητες μεταφοράς και απόθεσης και μερικές φορές ενσωματώνουν μηχανές αναζήτησης παρόμοιες με εκείνες που χρησιμοποιούνται για την αναζήτηση στο Διαδίκτυο, ώστε οι χρήστες να μπορούν να εντοπίσουν γρήγορα και εύκολα αρχεία.Τα έγγραφα που είναι αποθηκευμένα στο λογισμικό μπορούν να εκτυπωθούν, να σταλούν μέσω ηλεκτρονικού ταχυδρομείου και ψηφιακά με φαξ.Ορισμένο λογισμικό επιτρέπει στους χρήστες να σχολιάζουν έγγραφα χρησιμοποιώντας ενσωματωμένες λειτουργίες σχολιασμού.

Το λογισμικό απεικόνισης εγγράφων περιλαμβάνει συχνά την ικανότητα ενσωμάτωσης εγγράφων με άλλα προγράμματα.Τα έγγραφα μπορούν να αποθηκευτούν σε φορητή μορφή εγγράφων (PDF) και Microsoft Reg.Γραφές συμβατές με το γραφείο και οι εικόνες μπορούν να εξαχθούν σε μορφές όπως το JPEG και το TIFF.Τα δεδομένα μπορούν επίσης να αντιγραφούν και να επικολληθούν σε έγγραφα επεξεργασίας κειμένου και υπολογιστικά φύλλα.

Πολλές επιχειρήσεις χρησιμοποιούν λογισμικό απεικόνισης εγγράφων για τα χαρακτηριστικά ασφαλείας τους.Οι χρήστες μπορούν να επιτρέπονται ή να απορριφθούν η πρόσβαση σε ορισμένα αρχεία με βάση το επίπεδο προνομίων χρήστη και τα αρχεία μπορούν να κλειδωθούν για επεξεργασία ή οι επεξεργασίες μπορούν να απαιτήσουν έγκριση πριν εφαρμοστούν σε έγγραφα.Εκτός από την παροχή ασφάλειας, ελέγχοντας την πρόσβαση και την αλλαγή των εγγράφων, το λογισμικό απεικόνισης εγγράφων παρέχει την ασφάλεια των επιχειρήσεων, επειδή τα ψηφιακά αρχεία, σε αντίθεση με τα έγγραφα χαρτιού, μπορούν να υποστηρίξουν εύκολα και τακτικά.Αυτό επιτρέπει στις επιχειρήσεις να προστατεύουν τα έγγραφα σε περίπτωση καταστροφικών γεγονότων όπως η πυρκαγιά ή η πλημμύρα.

Το λογισμικό ψηφιακής απεικόνισης έχει επίσης πολλά άλλα οφέλη.Εκτός από την παροχή αυξημένης ασφάλειας, τα ψηφιακά αρχεία εξοικονομούν χώρο αποθήκευσης.Τα αρχεία υπολογιστών είναι πιο εύκολα προσβάσιμα και ευκολότερα κοινή χρήση από τα έγγραφα χαρτιού, ειδικά για μεγάλες, διασκορπισμένες ομάδες εργασίας.Το λογισμικό που περιλαμβάνει τις δυνατότητες αυτόματης κατάθεσης μπορεί επίσης να εξοικονομήσει διοικητικά έξοδα.Δεδομένου ότι τα περισσότερα έγγραφα χρησιμοποιούνται τελικά ηλεκτρονικά, η κατάθεση και η αποθήκευση τους σε ηλεκτρονική μορφή παρέχει συνέχεια, ενοποιεί τις ροές εργασίας και εξοικονομεί χρόνο.