Apa itu perangkat lunak pencitraan dokumen?

Perangkat Lunak Pencitraan Dokumen adalah aplikasi yang digunakan dalam manajemen dokumen untuk mengonversi dokumen kertas menjadi format digital.Pemindai digunakan untuk memasukkan informasi dokumen, dan kemudian perangkat lunak pencitraan dokumen biasanya menyebutkan dan menyimpan dokumen, menggunakan Optical Character Recognition (OCR) untuk membuatnya dapat dicari dan dapat diedit, dan mengajukannya.Perangkat lunak pencitraan dokumen dapat diintegrasikan dengan periferal multi-fungsi (MFP) sehingga perangkat lunak dapat menangani dokumen saat dipindai.

Seringkali, perangkat lunak pencitraan dokumen mencakup fitur bawaan untuk merampingkan dan mengontrol pengeditan dokumen yang tersimpan.Beberapa aplikasi mencakup kemampuan untuk memeriksa dokumen untuk memastikan bahwa hanya satu pengguna yang dapat mengedit dokumen sekaligus.Perangkat lunak ini juga dapat memfasilitasi proses persetujuan sehingga perubahan tidak diterapkan pada dokumen sampai administrator yang ditentukan menyetujuinya.

Perangkat lunak biasanya dilengkapi dengan antarmuka pengguna grafisnya sendiri untuk menyimpan dan menemukan file.Antarmuka dapat mencakup kemampuan drag-and-drop dan kadang-kadang menggabungkan mesin pencari yang mirip dengan yang digunakan untuk mencari internet sehingga pengguna dapat dengan cepat dan mudah menemukan file.Dokumen yang disimpan dalam perangkat lunak dapat dicetak, diemail, dan difaks secara digital.Beberapa perangkat lunak memungkinkan pengguna untuk memberi anotasi dokumen menggunakan fitur komentar bawaan.

Perangkat lunak pencitraan dokumen sering kali mencakup kemampuan mengintegrasikan dokumen dengan program lain.Dokumen dapat disimpan dalam Format Dokumen Portabel (PDF) dan Microsoft Format yang kompatibel dengan kantor, dan gambar dapat diekspor dalam format seperti JPEG dan Tiff.Data juga dapat disalin dan ditempelkan ke dokumen dan spreadsheet pemrosesan kata.

Banyak bisnis menggunakan perangkat lunak pencitraan dokumen untuk fitur keamanannya.Pengguna dapat diizinkan atau ditolak akses ke file tertentu berdasarkan tingkat hak istimewa pengguna, dan file dapat dikunci untuk diedit, atau pengeditan dapat memerlukan persetujuan sebelum diterapkan pada dokumen.Selain memberikan keamanan dengan mengendalikan akses ke dan mengganti dokumen, perangkat lunak pencitraan dokumen menyediakan keamanan bisnis karena file digital, tidak seperti dokumen kertas, dapat dengan mudah dan teratur dicadangkan.Ini memungkinkan bisnis untuk melindungi dokumen jika terjadi peristiwa bencana seperti api atau banjir.

Perangkat lunak pencitraan digital juga memiliki beberapa manfaat lain.Selain memberikan peningkatan keamanan, file digital menghemat ruang penyimpanan.File komputer lebih mudah diakses dan lebih mudah dibagikan daripada dokumen kertas, terutama untuk grup kerja yang besar dan tersebar.Perangkat lunak yang mencakup kemampuan pengarsipan otomatis juga dapat menghemat biaya administrasi.Karena sebagian besar dokumen pada akhirnya digunakan secara elektronik, mengajukan dan menyimpannya dalam format elektronik memberikan kesinambungan, mengkonsolidasikan alur kerja dan menghemat waktu.