Phần mềm hình ảnh tài liệu là gì?

Phần mềm hình ảnh tài liệu là một ứng dụng được sử dụng trong quản lý tài liệu để chuyển đổi các tài liệu giấy sang định dạng kỹ thuật số.Máy quét được sử dụng để nhập thông tin tài liệu, và sau đó phần mềm hình ảnh tài liệu thường đặt tên và lưu các tài liệu, sử dụng nhận dạng ký tự quang (OCR) để làm cho chúng có thể tìm kiếm và có thể chỉnh sửa và nộp chúng.Phần mềm hình ảnh tài liệu có thể được tích hợp với các thiết bị ngoại vi đa chức năng (MFP) để phần mềm có thể xử lý các tài liệu khi chúng được quét. Thông thường, phần mềm hình ảnh tài liệu bao gồm các tính năng tích hợp để hợp lý hóa và kiểm soát việc chỉnh sửa các tài liệu được lưu trữ.Một số ứng dụng bao gồm khả năng kiểm tra một tài liệu để đảm bảo rằng chỉ một người dùng có thể chỉnh sửa tài liệu tại một thời điểm.Phần mềm cũng có thể tạo điều kiện cho các quy trình phê duyệt để các thay đổi không được áp dụng cho các tài liệu cho đến khi các quản trị viên được chỉ định phê duyệt chúng. Phần mềm thường đi kèm với giao diện người dùng đồ họa của riêng mình để lưu trữ và định vị các tệp.Các giao diện có thể bao gồm các khả năng kéo và thả và đôi khi kết hợp các công cụ tìm kiếm tương tự như các công cụ được sử dụng để tìm kiếm internet để người dùng có thể nhanh chóng và dễ dàng định vị các tệp.Các tài liệu được lưu trữ trong phần mềm có thể được in, gửi qua email và fax kỹ thuật số.Một số phần mềm cho phép người dùng chú thích các tài liệu bằng các tính năng nhận xét tích hợp. Phần mềm hình ảnh tài liệu thường bao gồm khả năng tích hợp tài liệu với các chương trình khác.Tài liệu có thể được lưu ở định dạng tài liệu di động (PDF) và Microsoft Các định dạng tương thích văn phòng và hình ảnh có thể được xuất ở các định dạng như JPEG và TIFF.Dữ liệu cũng có thể được sao chép và dán vào các tài liệu và bảng tính xử lý văn bản. Nhiều doanh nghiệp sử dụng phần mềm hình ảnh tài liệu cho các tính năng bảo mật của nó.Người dùng có thể được phép hoặc từ chối truy cập vào một số tệp nhất định dựa trên mức đặc quyền của người dùng và các tệp có thể bị khóa để chỉnh sửa hoặc chỉnh sửa có thể yêu cầu phê duyệt trước khi được áp dụng cho các tài liệu.Ngoài việc cung cấp bảo mật bằng cách kiểm soát quyền truy cập và thay đổi tài liệu, phần mềm hình ảnh tài liệu cung cấp bảo mật doanh nghiệp vì các tệp kỹ thuật số, không giống như các tài liệu giấy, có thể dễ dàng và thường xuyên sao lưu.Điều này cho phép các doanh nghiệp bảo vệ các tài liệu trong trường hợp các sự kiện thảm khốc như lửa hoặc lũ lụt. Phần mềm hình ảnh kỹ thuật số cũng có một số lợi ích khác.Ngoài việc cung cấp bảo mật tăng, các tệp kỹ thuật số tiết kiệm không gian lưu trữ.Các tệp máy tính dễ dàng truy cập và dễ chia sẻ hơn so với các tài liệu giấy, đặc biệt là đối với các nhóm làm việc lớn, phân tán.Phần mềm bao gồm khả năng nộp đơn tự động cũng có thể tiết kiệm chi phí hành chính.Vì hầu hết các tài liệu cuối cùng được sử dụng bằng điện tử, việc nộp và lưu trữ chúng ở định dạng điện tử cung cấp tính liên tục, hợp nhất quy trình công việc và tiết kiệm thời gian.