Mi az a dokumentum képalkotó szoftver?

A dokumentumképző szoftver egy olyan alkalmazás, amelyet a dokumentumkezelésben használnak a papírdokumentumok digitális formátumra történő átalakításához.A szkennereket a dokumentuminformációk beírására használják, majd a dokumentumképző szoftver általában megnevezi és menti a dokumentumokat, optikai karakterfelismerést (OCR) használ, hogy kereshető és szerkeszthetővé tegye őket, és fájlokat adjon be.A dokumentum képalkotó szoftver integrálható a többfunkciós perifériákkal (MFP-k), így a szoftver képes kezelni a dokumentumokat, amikor beolvasják őket.Egyes alkalmazások magukban foglalják a dokumentum ellenőrzésének képességét annak biztosítása érdekében, hogy csak egy felhasználó szerkeszthessen egy dokumentumot egyszerre.A szoftver megkönnyítheti a jóváhagyási folyamatokat is, így a változtatásokat csak addig alkalmazzák a dokumentumokban, amíg a megadott rendszergazdák nem hagyják jóvá őket.Az interfészek magukban foglalhatják a drag-and-drop képességeket, és néha beépíthetik az internetkereséshez használt keresőmotorokat, hogy a felhasználók gyorsan és egyszerűen megtalálhassák a fájlokat.A szoftverben tárolt dokumentumok kinyomtathatók, e -mailben és digitálisan faxolhatók.Egyes szoftverek lehetővé teszik a felhasználók számára, hogy beépített kommentáló funkciókkal kommentálják a dokumentumokat.A dokumentumok hordozható dokumentum formátumban (PDF) és Microsoft Az irodai kompatibilis formátumok és a képek olyan formátumokban exportálhatók, mint a JPEG és a TIFF.Az adatok másolhatók és beilleszthetők a szövegszerkesztő dokumentumokba és a táblázatokba.A felhasználók engedélyezhetők vagy megtagadhatják bizonyos fájlokhoz való hozzáférést a felhasználói jogosultság szintje alapján, és a fájlok szerkesztéshez zárolhatók, vagy a szerkesztésekhez jóváhagyást igényelhet, mielőtt a dokumentumokra alkalmazzák.Amellett, hogy biztonságot nyújt a dokumentumokhoz való hozzáférés és megváltoztatásával, a Document Imaging Software üzleti biztonságot nyújt, mivel a digitális fájlok, a papírdokumentumokkal ellentétben, könnyen és rendszeresen biztonsági másolatot készíthetnek.Ez lehetővé teszi a vállalkozások számára a dokumentumok védelmét olyan katasztrofális események esetén, mint a tűz vagy az árvíz.

A digitális képalkotó szoftvernek számos más előnye is van.A megnövekedett biztonság biztosítása mellett a digitális fájlok megtakarítják a tárolóhelyet.A számítógépes fájlok könnyebben elérhetőek és könnyebben megoszthatók, mint a papírdokumentumok, különösen a nagy, szétszórt munkacsoportok esetében.Az automatikus bejelentési képességeket tartalmazó szoftverek adminisztratív költségeit is megtakaríthatják.Mivel a legtöbb dokumentumot végül elektronikus úton használják, az elektronikus formátumban történő benyújtás és tárolás folytonosságot biztosít, a munkafolyamatokat konszolidálja és időt takarít meg.