Τι είναι η διαχείριση του κύκλου ζωής των πληροφοριών;

Η διαχείριση του κύκλου ζωής των πληροφοριών είναι το όνομα που δίνεται στις στρατηγικές και τις πολιτικές που χρησιμοποιεί μια επιχείρηση για τη διατήρηση και την οργάνωση ψηφιακών πληροφοριών.Είναι η σύγχρονη εξέλιξη των στρατηγικών που χρησιμοποιούνται για τη διαχείριση των φυσικών δεδομένων όπως αυτά που αποθηκεύονται σε χαρτί, φιλμ και άλλα φυσικά μέσα.Ένα κομμάτι δεδομένων υφίσταται πέντε φάσεις διαχείρισης του κύκλου ζωής πληροφοριών.Αυτά είναι η δημιουργία, η διανομή, η συντήρηση, η χρήση και η διάθεση.

Με τη διαχείριση του κύκλου ζωής πληροφοριών, η κίνηση και η αποθήκευση ενός δεδομένου τεμαχίου δεδομένων ελέγχεται από τη στιγμή που δημιουργείται μέχρι τη στιγμή που παύει να είναι χρήσιμη.Συνήθως αυτό συμβαίνει σε ένα επιχειρηματικό πλαίσιο, αν και η διαχείριση του κύκλου ζωής πληροφοριών μπορεί επίσης να χρησιμοποιηθεί για τη διατήρηση δεδομένων για κυβερνητικούς ή άλλους σκοπούς.Η πολιτική διαχείρισης του κύκλου ζωής των πληροφοριών μιας επιχείρησης υπαγορεύεται από τους συνολικούς στόχους του οργανισμού και συνδέεται στενά με τις γενικές πολιτικές της τεχνολογίας των πληροφοριών.

Η διαδικασία αρχίζει με τη δημιουργία ή την παραλαβή μιας νέας πληροφόρησης.Τα δεδομένα μπορούν είτε να δημιουργηθούν εσωτερικά, όπως όταν ένας λογιστής προετοιμάζει έναν προϋπολογισμό για τον οργανισμό, είτε μπορεί να παραληφθεί από κάποιον εκτός της εταιρείας.Αυτό μπορεί να περιλαμβάνει έντυπα, αλληλογραφία ή αναφορές.

Οι πληροφορίες διανέμονται στη συνέχεια.Σε εσωτερικό επίπεδο, τα δεδομένα μεταφέρονται στους εργαζόμενους και τους διαχειριστές της εταιρείας που μπορεί να το χρειαστούν για να λάβουν αποφάσεις πολιτικής.Τα δεδομένα μπορούν επίσης να διανεμηθούν εξωτερικά σε πωλητές, πελάτες ή μέτοχοι.

Στη συνέχεια, οι πληροφορίες μπορούν να χρησιμοποιηθούν για να βοηθήσουν στις επιχειρηματικές αποφάσεις ή να καθοδηγήσουν την πολιτική της εταιρείας.Καθ 'όλη τη διάρκεια της διαδικασίας χρήσης και διανομής, οι πληροφορίες πρέπει να διατηρούνται.Η συντήρηση περιλαμβάνει την κατάθεση, την ανάκτηση και τις μεταφορές των πληροφοριών.Προκειμένου οι πληροφορίες να είναι χρήσιμες, η επιχείρηση πρέπει να την κανονίσει σε μια προκαθορισμένη ακολουθία και να διαθέτει ένα σύστημα για τη διαχείριση της.Οι διαδικασίες παρακολούθησης δεδομένων ενώ χρησιμοποιούνται είναι επίσης μέρος του βήματος συντήρησης.

Τέλος, οι πληροφορίες υφίστανται διάθεση.Αυτή είναι η πολιτική που ορίζεται για τη διαχείριση πληροφοριών που έχουν γίνει λιγότερο πολύτιμες με την πάροδο του χρόνου.Αυτά τα δεδομένα είναι λιγότερο συχνά προσβάσιμα και ενδέχεται να έχουν ήδη εκπληρώσει τις απαιτήσεις διατήρησης που ορίζονται από κυβερνητικούς ή οργανωτικούς κανόνες.

Σε ένα καλά οργανωμένο σύστημα διαχείρισης του κύκλου ζωής πληροφοριών, τα δεδομένα μετακινούνται ομαλά μέσα από αυτά τα πέντε βήματα.Μια εξαίρεση είναι όταν η επιχείρηση εμπλέκεται σε νομική ενέργεια.Σε αυτή την περίπτωση, ορισμένα δεδομένα ενδέχεται να καταψυχθούν ή να απομακρυνθούν από τη γενική ροή δεδομένων έως ότου η νομική ερώτηση μπορεί να επιλυθεί.