Apa itu manajemen siklus hidup informasi?

Manajemen siklus hidup informasi adalah nama yang diberikan kepada strategi dan kebijakan yang digunakan bisnis untuk memelihara dan mengatur informasi digital.Ini adalah evolusi strategi modern yang digunakan untuk mengelola data fisik seperti yang disimpan di atas kertas, film, dan media fisik lainnya.Sepotong data mengalami lima fase manajemen siklus hidup informasi.Ini adalah penciptaan, distribusi, pemeliharaan, penggunaan, dan disposisi.

Dengan manajemen siklus hidup informasi, pergerakan dan penyimpanan sepotong data yang diberikan dikendalikan dari saat itu dibuat hingga saat itu berhenti bermanfaat.Biasanya ini terjadi dalam konteks bisnis, meskipun manajemen siklus hidup informasi juga dapat digunakan untuk memelihara data untuk pemerintah atau tujuan lain.Kebijakan manajemen siklus hidup informasi suatu bisnis ditentukan oleh tujuan keseluruhan organisasi dan terkait erat dengan kebijakan teknologi informasi umumnya.

Proses dimulai dengan pembuatan atau penerimaan informasi baru.Data dapat dibuat secara internal, seperti ketika seorang akuntan menyiapkan anggaran untuk organisasi, atau dapat diterima dari seseorang di luar perusahaan.Ini dapat mencakup formulir, korespondensi, atau laporan.

Informasinya kemudian didistribusikan.Pada tingkat internal, data diberikan kepada pekerja dan manajer di perusahaan yang mungkin membutuhkannya untuk membuat keputusan kebijakan.Data juga dapat didistribusikan secara eksternal kepada vendor, klien, atau pemegang saham.

Selanjutnya, informasi dapat digunakan untuk membantu membuat keputusan bisnis atau memandu kebijakan perusahaan.Sepanjang proses penggunaan dan distribusi, informasi harus dipertahankan.Pemeliharaan meliputi pengajuan, pengambilan, dan transfer informasi.Agar informasi bermanfaat, bisnis harus mengaturnya dalam urutan yang telah ditentukan dan memiliki sistem untuk mengelolanya.Proses untuk melacak data saat digunakan juga merupakan bagian dari langkah pemeliharaan.

Akhirnya, informasi mengalami disposisi.Ini adalah kebijakan yang ditetapkan untuk menangani informasi yang menjadi kurang berharga dari waktu ke waktu.Data tersebut lebih jarang diakses dan mungkin telah memenuhi persyaratan retensi yang ditetapkan oleh aturan pemerintah atau organisasi.

Dalam sistem manajemen siklus hidup informasi yang terorganisir dengan baik, data bergerak dengan lancar melalui lima langkah ini.Pengecualian adalah ketika bisnis terlibat dalam tindakan hukum.Dalam hal ini, beberapa data dapat dibekukan atau dihapus dari aliran data umum sampai pertanyaan hukum dapat diselesaikan.