Quản lý vòng đời thông tin là gì?

Quản lý vòng đời thông tin là tên được đặt cho các chiến lược và chính sách mà doanh nghiệp sử dụng để duy trì và tổ chức thông tin kỹ thuật số.Đó là sự phát triển hiện đại của các chiến lược được sử dụng để quản lý dữ liệu vật lý như được lưu trữ trên giấy, phim và các phương tiện vật lý khác.Một phần của dữ liệu trải qua năm giai đoạn quản lý vòng đời thông tin.Đây là sáng tạo, phân phối, bảo trì, sử dụng và định đoạt.Với quản lý vòng đời thông tin, chuyển động và lưu trữ của một phần dữ liệu nhất định được kiểm soát từ thời điểm nó được tạo ra cho đến khi nó không còn hữu ích.Thông thường điều này xảy ra trong bối cảnh kinh doanh, mặc dù quản lý vòng đời thông tin cũng có thể được sử dụng để duy trì dữ liệu cho chính phủ hoặc các mục đích khác.Chính sách quản lý vòng đời thông tin của một doanh nghiệp được quyết định bởi các mục tiêu chung của tổ chức và gắn chặt với các chính sách công nghệ thông tin chung của nó.Quá trình bắt đầu bằng việc tạo hoặc nhận một mẩu thông tin mới.Dữ liệu có thể được tạo trong nội bộ, vì khi một kế toán chuẩn bị ngân sách cho tổ chức hoặc có thể nhận được từ một người nào đó bên ngoài công ty.Điều này có thể bao gồm các biểu mẫu, thư từ hoặc báo cáo.Thông tin sau đó được phân phối.Ở cấp độ nội bộ, dữ liệu được chuyển cho công nhân và người quản lý trong công ty, những người có thể cần nó để đưa ra quyết định chính sách.Dữ liệu cũng có thể được phân phối bên ngoài cho các nhà cung cấp, khách hàng hoặc cổ đông.Tiếp theo, thông tin có thể được sử dụng để giúp đưa ra quyết định kinh doanh hoặc hướng dẫn chính sách của công ty.Trong suốt quá trình sử dụng và phân phối, thông tin phải được duy trì.Bảo trì bao gồm nộp đơn, truy xuất và chuyển thông tin.Để thông tin hữu ích, doanh nghiệp phải sắp xếp nó theo trình tự được xác định trước và có một hệ thống để quản lý nó.Các quy trình để theo dõi dữ liệu trong khi nó được sử dụng cũng là một phần của bước bảo trì.Cuối cùng, thông tin trải qua việc xử lý.Đây là chính sách được đặt ra để xử lý thông tin đã trở nên ít có giá trị theo thời gian.Dữ liệu như vậy ít được truy cập thường xuyên và có thể đã đáp ứng các yêu cầu lưu giữ theo quy tắc của chính phủ hoặc tổ chức.Trong một hệ thống quản lý vòng đời thông tin được tổ chức tốt, dữ liệu di chuyển trơn tru qua năm bước này.Một ngoại lệ là khi doanh nghiệp tham gia vào một hành động pháp lý.Trong trường hợp này, một số dữ liệu có thể bị đóng băng hoặc xóa khỏi luồng dữ liệu chung cho đến khi câu hỏi pháp lý có thể được giải quyết.