Τι είναι το σύστημα διαχείρισης εγγράφων;

Ένα σύστημα διαχείρισης εγγράφων είναι ένα πρόγραμμα που χρησιμοποιείται για την αποθήκευση και τον έλεγχο των εγγράφων που χρησιμοποιεί μια εταιρεία.Πριν από την έλευση των υπολογιστών, ένα σύστημα διαχείρισης εγγράφων ήταν απλώς μια διαδικασία κατάθεσης εγγράφων έντυπων αντιγράφων, όπως εντολές αγοράς, αλλαγές μηχανικής και σχήματα, με συστηματική σειρά για να διευκολυνθεί η ανάκτηση.Επίσης γνωστό ως DMS, ο πιο συνηθισμένος τύπος συστήματος διαχείρισης εγγράφων σήμερα είναι ηλεκτρονικό.

Ένα ηλεκτρονικό σύστημα διαχείρισης εγγράφων είναι ένα πρόγραμμα υπολογιστή που ευρετήριο και αποθηκεύει αρχεία εταιρειών.Αυτό επιτρέπει στις πληροφορίες να μεταβιβάζονται ηλεκτρονικά σε άλλες γεωγραφικές περιοχές χωρίς να χρειάζεται να εκτυπώνουν, να ταχυδρομούν ή να φαξ.Παρόμοια με τα συστήματα διαχείρισης περιεχομένου που χρησιμοποιούνται συχνότερα για την αποθήκευση διαδικασιών ή εγχειριδίων εργασίας, ένα σύστημα διαχείρισης εγγράφων αποθηκεύει τις πληροφορίες μέσω ηλεκτρονικών εικόνων, ώστε τα ηλεκτρονικά έγγραφα να μπορούν να έχουν πρόσβαση από πολλούς υπαλλήλους ταυτόχρονα., το λογισμικό σάρωσης απεικόνισης εγγράφων χρησιμοποιείται για τη μετατροπή του αντιγράφου χαρτιού σε ηλεκτρονικές εικόνες.Οι ηλεκτρονικές εικόνες αποθηκεύονται στη συνέχεια σε έναν υπολογιστή μέχρι να χρειαστεί.Άλλες χρήσεις για ένα σύστημα διαχείρισης εγγράφων είναι η ασφάλεια και η συμμόρφωση.Η προστασία του κωδικού πρόσβασης χρησιμοποιείται για να αποτρέψει τους μη εξουσιοδοτημένους χρήστες από την προβολή εμπιστευτικών αρχείων.Τα περισσότερα συστήματα διαχείρισης εγγράφων επιτρέπουν στους χρήστες να ρυθμίζονται ανά προφίλ και να μπορούν να βλέπουν μόνο αρχεία που σχετίζονται με το προφίλ τους.Για παράδειγμα, ένας χρήστης που έχει συσταθεί κάτω από ένα προφίλ αγοραστή θα μπορούσε να δει εικόνες παραγγελιών αγοράς ή συμφωνίες τιμών μόλις εισέλθει στον κωδικό πρόσβασής του, αλλά δεν θα μπορούσε να δει εικόνες τεκμηρίωσης μηχανικής, όπως μηχανικά σχέδια.

Η λειτουργία ασφαλείας πρόσβασης μόνο για ανάγνωση επιτρέπει στους χρήστες να βλέπουν έγγραφα αλλά να αποτρέπουν τυχόν τροποποιήσεις.Αυτός ο τύπος πρόσβασης είναι χρήσιμος για τους υπαλλήλους που μπορεί να χρειαστεί να ερευνήσουν δεδομένα για έργα, αλλά δεν έχουν την εξουσία να κάνουν τροποποιήσεις.Η ανάκτηση καταστροφών είναι ένα άλλο σημαντικό, αλλά ελπίζουμε ότι δεν χρειάζεται ποτέ χαρακτηριστικό ασφάλειας των συστημάτων διαχείρισης εγγράφων.Τα αρχεία αντιγράφων ασφαλείας ή οι υπολογιστές εκτός τοποθεσίας χρησιμοποιούνται συνήθως έτσι ώστε στην περίπτωση πυρκαγιών, πλημμύρας ή άλλων τύπων φυσικών καταστροφών, όλα τα αρχεία της εταιρείας είναι ασφαλή.

Η συμμόρφωση είναι μια άλλη πτυχή των περισσότερων συστημάτων διαχείρισης εγγράφων.Για τις εταιρείες που ανήκουν στις ΗΠΑ, η πράξη Sarbanes-Oxley ή Sox, όπως αναφέρεται συχνά, απαιτεί τη συμμόρφωση για την καταγραφή των κανονισμών διατήρησης.Ο Sox ορίζει τους τύπους αρχείων που πρέπει να διατηρηθούν και για πόσο καιρό.Οι εταιρείες ελέγχονται για συμμόρφωση και κυρώσεις για την μη διατήρηση ακριβών και σχετικών αρχείων περιλαμβάνουν πρόστιμα και πιθανή φυλάκιση.Χρησιμοποιώντας ένα σύστημα διαχείρισης εγγράφων, οι εταιρείες διαθέτουν αρχεία σε ένα ασφαλές και εύκολο χώρο πρόσβασης.