Ano ang isang sistema ng pamamahala ng dokumento?

Ang isang sistema ng pamamahala ng dokumento ay isang programa na ginamit upang maiimbak at kontrolin ang mga dokumento na ginagamit ng kumpanya.Bago ang pagdating ng mga computer, ang isang sistema ng pamamahala ng dokumento ay isang proseso lamang ng pag -file ng mga dokumento ng hard copy ng mga kumpanya, tulad ng mga order ng pagbili, mga pagbabago sa engineering, at eskematiko, sa isang sistematikong pagkakasunud -sunod upang gawing mas madali ang pagkuha.Kilala rin bilang DMS, ang pinakakaraniwang uri ng sistema ng pamamahala ng dokumento ngayon ay electronic.

Ang isang elektronikong sistema ng pamamahala ng dokumento ay isang programa sa computer na nag -index at nag -iimbak ng mga tala ng kumpanya.Pinapayagan nito ang impormasyon na maipasa ang elektroniko sa iba pang mga heograpiya nang hindi kinakailangang mag -print, mail, o fax.Katulad sa mga sistema ng pamamahala ng nilalaman na madalas na ginagamit upang mag -imbak ng mga pamamaraan o mga manu -manong trabaho, ang isang sistema ng pamamahala ng dokumento ay nag -iimbak ng impormasyon sa pamamagitan ng mga elektronikong imahe upang ang mga elektronikong dokumento ay maaaring ma -access ng maraming mga empleyado nang sabay -sabay.

para sa mga dokumento na hindi una sa elektronikong form, Ginagamit ang dokumento ng pag -scan ng software ng pag -scan upang mai -convert ang kopya ng papel sa mga elektronikong imahe.Ang mga elektronikong imahe ay pagkatapos ay naka -imbak sa isang computer hanggang sa kinakailangan.Ang iba pang mga gamit para sa isang sistema ng pamamahala ng dokumento ay ang seguridad at pagsunod.Ginagamit ang proteksyon ng password upang maiwasan ang mga hindi awtorisadong gumagamit na tingnan ang mga kumpidensyal na file.Karamihan sa mga sistema ng pamamahala ng dokumento ay nagpapahintulot sa mga gumagamit na mai -set up sa pamamagitan ng profile at makakakita lamang ng mga file na may kaugnayan sa kanilang profile.Halimbawa, ang isang gumagamit na naka -set up sa ilalim ng isang profile ng mamimili ay makakakita ng mga imahe ng mga order ng pagbili o mga kasunduan sa presyo sa sandaling ipinasok niya ang kanyang password ngunit hindi magagawang tingnan ang mga imahe ng dokumentasyon ng engineering tulad ng mga guhit ng mekanikal.

Ang tampok na Read-Only Access Security ay nagbibigay-daan sa mga gumagamit na tingnan ang mga dokumento ngunit pinipigilan ang anumang mga pagbabago.Ang ganitong uri ng pag -access ay kapaki -pakinabang para sa mga empleyado na maaaring kailangang magsaliksik ng data para sa mga proyekto ngunit walang awtoridad na gumawa ng mga pagbabago.Ang pagbawi ng kalamidad ay isa pang mahalaga ngunit sana hindi kailanman kailangan ng tampok na seguridad ng mga sistema ng pamamahala ng dokumento.Ang mga back-up file o off-site computer ay karaniwang ginagamit upang sa kaso ng apoy, baha, o iba pang mga uri ng mga natural na sakuna, ang lahat ng mga tala ng mga kumpanya ay ligtas.

Ang pagsunod ay isa pang aspeto ng karamihan sa mga sistema ng pamamahala ng dokumento.Para sa mga kumpanya na pag-aari ng US, ang Sarbanes-Oxley Act o SOX dahil madalas itong tinutukoy, ay nangangailangan ng pagsunod upang maitala ang mga regulasyon sa pagpapanatili.Tinukoy ng SOX kung anong mga uri ng mga tala ang kailangang itago at kung gaano katagal.Ang mga kumpanya ay na -awdit para sa pagsunod at parusa para sa hindi pagpapanatiling tumpak at may kinalaman na mga tala ay may kasamang multa at posibleng pagkabilanggo.Sa pamamagitan ng paggamit ng isang sistema ng pamamahala ng dokumento, ang mga kumpanya ay may mga tala sa isang ligtas, madaling ma -access na lugar.