Hệ thống quản lý tài liệu là gì?

Hệ thống quản lý tài liệu là một chương trình được sử dụng để lưu trữ và kiểm soát các tài liệu mà công ty sử dụng.Trước sự ra đời của máy tính, một hệ thống quản lý tài liệu chỉ đơn giản là một quá trình nộp các tài liệu sao chép cứng của công ty, chẳng hạn như đơn đặt hàng, thay đổi kỹ thuật và sơ đồ, theo thứ tự có hệ thống để giúp truy xuất dễ dàng hơn.Còn được gọi là DMS, loại hệ thống quản lý tài liệu phổ biến nhất hiện nay là điện tử.Một hệ thống quản lý tài liệu điện tử là một chương trình máy tính lập chỉ mục và lưu trữ hồ sơ công ty.Điều này cho phép thông tin chuyển điện tử cho các khu vực địa lý khác mà không cần phải in, gửi thư hoặc fax.Tương tự như các hệ thống quản lý nội dung thường được sử dụng để lưu trữ các quy trình hoặc hướng dẫn sử dụng, một hệ thống quản lý tài liệu lưu trữ thông tin qua hình ảnh điện tử để nhiều tài liệu điện tử có thể được truy cập đồng thời, Phần mềm quét hình ảnh tài liệu được sử dụng để chuyển đổi bản sao giấy thành hình ảnh điện tử.Các hình ảnh điện tử sau đó được lưu trữ trên máy tính cho đến khi cần.Các ứng dụng khác cho hệ thống quản lý tài liệu là bảo mật và tuân thủ. Các tính năng bảo mật bao gồm bảo vệ mật khẩu, truy cập chỉ đọc và khắc phục thảm họa.Bảo vệ mật khẩu được sử dụng để ngăn người dùng trái phép xem các tệp bí mật.Hầu hết các hệ thống quản lý tài liệu cho phép người dùng được thiết lập theo hồ sơ và chỉ có thể xem các tệp liên quan đến hồ sơ của họ.Ví dụ, người dùng thiết lập theo hồ sơ người mua sẽ có thể xem hình ảnh của đơn đặt hàng hoặc thỏa thuận giá khi anh ta nhập mật khẩu của mình nhưng sẽ không thể xem hình ảnh của tài liệu kỹ thuật như bản vẽ cơ học.Tính năng bảo mật truy cập chỉ đọc cho phép người dùng xem tài liệu nhưng ngăn chặn mọi sửa đổi.Loại truy cập này rất hữu ích cho những nhân viên có thể cần nghiên cứu dữ liệu cho các dự án nhưng không có thẩm quyền để thực hiện sửa đổi.Phục hồi thảm họa là một quan trọng khác nhưng hy vọng không bao giờ cần tính năng bảo mật của các hệ thống quản lý tài liệu.Các tệp dự phòng hoặc máy tính ngoài công trường thường được sử dụng để trong trường hợp hỏa hoạn, lũ lụt hoặc các loại thảm họa tự nhiên khác, tất cả các hồ sơ của COMYYS đều an toàn. Tuân thủ là một khía cạnh khác của hầu hết các hệ thống quản lý tài liệu.Đối với các công ty thuộc sở hữu của Hoa Kỳ, Đạo luật Sarbanes-Oxley hoặc Sox vì thường được đề cập, đòi hỏi phải tuân thủ các quy định lưu giữ hồ sơ.Sox định nghĩa những loại hồ sơ cần được lưu giữ và trong bao lâu.Các công ty được kiểm toán để tuân thủ và hình phạt vì không giữ các hồ sơ chính xác và thích hợp bao gồm tiền phạt và có thể bị phạt tù.Bằng cách sử dụng hệ thống quản lý tài liệu, các công ty có hồ sơ ở nơi an toàn, dễ truy cập.