Apa itu sistem manajemen dokumen?

Sistem manajemen dokumen adalah program yang digunakan untuk menyimpan dan mengendalikan dokumen yang digunakan perusahaan.Sebelum munculnya komputer, sistem manajemen dokumen hanyalah proses pengajuan dokumen hard copy companies, seperti pesanan pembelian, perubahan rekayasa, dan skema, dalam urutan sistematis untuk membuat pengambilan lebih mudah.Juga dikenal sebagai DMS, jenis sistem manajemen dokumen yang paling umum saat ini adalah elektronik.

Sistem manajemen dokumen elektronik adalah program komputer yang mengindeks dan menyimpan catatan perusahaan.Ini memungkinkan informasi untuk meneruskan secara elektronik ke geografi lain tanpa harus mencetak, mengirim, atau faks.Mirip dengan sistem manajemen konten yang paling sering digunakan untuk menyimpan prosedur atau manual kerja, sistem manajemen dokumen menyimpan informasi melalui gambar elektronik sehingga dokumen elektronik dapat diakses oleh banyak karyawan secara bersamaan., Perangkat lunak pemindaian pencitraan dokumen digunakan untuk mengubah salinan kertas menjadi gambar elektronik.Gambar elektronik kemudian disimpan di komputer sampai dibutuhkan.Penggunaan lain untuk sistem manajemen dokumen adalah keamanan dan kepatuhan.

Fitur keamanan termasuk perlindungan kata sandi, akses hanya baca, dan pemulihan bencana.Perlindungan kata sandi digunakan untuk mencegah pengguna yang tidak berwenang melihat file rahasia.Sebagian besar sistem manajemen dokumen memungkinkan pengguna untuk diatur berdasarkan profil dan hanya dapat melihat file yang terkait dengan profil mereka.Misalnya, pengguna yang diatur di bawah profil pembeli akan dapat melihat gambar pesanan pembelian atau perjanjian harga begitu ia memasukkan kata sandinya tetapi tidak akan dapat melihat gambar dokumentasi teknik seperti gambar mekanik.Fitur Fitur Keamanan Akses Baca saja memungkinkan pengguna untuk melihat dokumen tetapi mencegah modifikasi apa pun.Jenis akses ini bermanfaat bagi karyawan yang mungkin perlu meneliti data untuk proyek tetapi tidak memiliki wewenang untuk membuat modifikasi.Pemulihan bencana adalah fitur keamanan lain yang penting tetapi mudah -mudahan tidak pernah membutuhkan keamanan dari sistem manajemen dokumen.File cadangan atau komputer di luar lokasi biasanya digunakan sehingga dalam kasus kebakaran, banjir, atau jenis bencana alam lainnya, semua catatan perusahaan aman.

Kepatuhan adalah aspek lain dari sebagian besar sistem manajemen dokumen.Bagi perusahaan milik AS, Sarbanes-Oxley Act atau Sox seperti yang sering disebut, membutuhkan kepatuhan untuk mencatat peraturan retensi.Sox mendefinisikan jenis catatan apa yang perlu disimpan dan untuk berapa lama.Perusahaan diaudit untuk kepatuhan dan hukuman karena tidak menyimpan catatan yang akurat dan terkait termasuk denda dan kemungkinan penjara.Dengan menggunakan sistem manajemen dokumen, perusahaan memiliki catatan di tempat yang aman dan mudah diakses.