Mi az a dokumentumkezelő rendszer?

A dokumentumkezelő rendszer egy olyan program, amelyet a vállalat által használt dokumentumok tárolására és irányítására használnak.A számítógépek megjelenése előtt a dokumentumkezelő rendszer egyszerűen csak a Companys nyomtatott dokumentumok, például a megrendelések, a mérnöki változások és a vázlatok benyújtásának folyamata volt szisztematikus sorrendben a visszakeresés megkönnyítése érdekében.DMS néven is ismert, a dokumentumkezelő rendszer manapság a leggyakoribb típusa az elektronikus.

Az elektronikus dokumentumkezelő rendszer egy olyan számítógépes program, amely indexeli és tárolja a vállalati nyilvántartást.Ez lehetővé teszi az információk számára, hogy elektronikus úton továbbadhassanak más földrajzokra anélkül, hogy nyomtatnának, levelet vagy faxot kellene nyomtatnunk.Hasonlóan a tartalomkezelő rendszerekhez, amelyeket leggyakrabban az eljárások vagy a munkai kézikönyvek tárolására használnak, a dokumentumkezelő rendszer az információkat elektronikus képeken keresztül tárolja, így az elektronikus dokumentumok sok alkalmazott egyidejűleg hozzáférhet., Dokumentum képalkotó szkennelő szoftver használja a papír másolat elektronikus képekké történő konvertálását.Az elektronikus képeket ezután a számítógépen tárolják, amíg szükséges.A dokumentumkezelő rendszer egyéb felhasználása a biztonság és a megfelelés.A jelszóvédelem arra szolgál, hogy megakadályozza a jogosulatlan felhasználókat a bizalmas fájlok megtekintésében.A legtöbb dokumentumkezelő rendszer lehetővé teszi a felhasználók számára, hogy profil szerint állítsanak be, és csak a profiljukhoz kapcsolódó fájlok megtekintésére szolgáljanak.Például a vevői profil alatt beállított felhasználó megtekintheti a megrendelések vagy az ármegállapodások képeit, miután megadta a jelszavát, de nem tudja megtekinteni a mérnöki dokumentáció képeit, például a mechanikai rajzokat.

A csak olvasható hozzáférési biztonsági szolgáltatás lehetővé teszi a felhasználók számára a dokumentumok megtekintését, de megakadályozza a módosításokat.Az ilyen típusú hozzáférés hasznos azoknak a munkavállalóknak, akiknek esetleg kutatniuk kell a projektek adatait, de nincs joguk a módosítások végrehajtására.A katasztrófa utáni helyreállítás egy másik fontos, de remélhetőleg soha nem volt szüksége a dokumentumkezelő rendszerek biztonsági funkciójára.A biztonsági mentési fájlokat vagy a helyszíni számítógépeket általában úgy használják, hogy tüzek, áradások vagy más típusú természeti katasztrófák esetén a Companies összes nyilvántartása biztonságos.

A megfelelés a legtöbb dokumentumkezelő rendszer másik aspektusa.Az Egyesült Államok tulajdonában lévő vállalatok számára a Sarbanes-Oxley-törvény vagy a SOX, amint gyakran hivatkoznak, megköveteli, hogy megfeleljen a visszatartási szabályok rögzítésének.A SOX meghatározza, hogy milyen típusú nyilvántartást kell tartani és mennyi ideig kell tartani.A vállalatokat ellenőrzik a megfelelés és a büntetések a pontos és a releváns nyilvántartások nem tartása érdekében, és a bírságokat és a lehetséges börtönöket tartalmazzák.A dokumentumkezelő rendszer használatával a vállalatok nyilvántartásokkal rendelkeznek egy biztonságos, könnyen megközelíthető helyen.