การจัดการเนื้อหาขององค์กรคืออะไร?

การจัดการเนื้อหาขององค์กรเป็นผลิตภัณฑ์ซอฟต์แวร์ที่จัดการเอกสารที่เป็นลายลักษณ์อักษรซอฟต์แวร์ประเภทนี้พบได้บ่อยที่สุดใน บริษัท หรือสถาบันขนาดใหญ่ข้อกำหนดสำหรับซอฟต์แวร์ประเภทนี้เพิ่มขึ้นจากการใช้โปรแกรมประมวลผลคำเพื่อพัฒนาเนื้อหาและความจำเป็นในการจัดการกระบวนการนี้ด้วยบรรณาธิการและผู้สนับสนุนจำนวนมาก

มีโซลูชั่นการจัดการเนื้อหาขององค์กรสองชั้น: การจัดการเนื้อหาเว็บไซต์และการจัดการเนื้อหากระบวนการทางธุรกิจทั้งสองคลาสมีชุดคุณสมบัติและฟังก์ชั่นมาตรฐานที่ออกแบบมาเพื่อปรับปรุงการจัดการเอกสารการแก้ไขการกำหนดเวอร์ชันและการอนุมัติการใช้งานจริงของแนวคิดเหล่านี้แตกต่างกันระหว่างสองตัวเลือกสิ่งนี้มีผลกระทบต่อความโปร่งใสและกระบวนการทางธุรกิจที่จำเป็นในการใช้ระบบเหล่านี้

ในระบบการจัดการเนื้อหาขององค์กรองค์กรซึ่งเป็นผลมาจากเวิร์กโฟลว์ถูกเผยแพร่บนเว็บไซต์ของ บริษัทเอกสารร่างและเวอร์ชันทั้งหมดจะถูกจัดเก็บและบำรุงรักษาบนเว็บเซิร์ฟเวอร์ในการเข้าถึงระบบนี้ผู้ใช้จะเข้าสู่อินเทอร์เน็ตและเข้าถึงเว็บไซต์ของ บริษัทพวกเขาป้อนชื่อผู้ใช้และรหัสผ่านเพื่อดูเนื้อหาที่รับผิดชอบในการสร้างแก้ไขและอนุมัติ

เอกสารแต่ละเอกสารที่จะเผยแพร่บนเว็บไซต์จะต้องสร้างขึ้นในระบบนี้จากนั้นนักเขียนบทความก็ส่งไปยังทีมเพื่อแก้ไขผู้ใช้ที่แตกต่างกันสามารถเข้าถึงเอกสารแก้ไขและบันทึกการเปลี่ยนแปลงของพวกเขาซอฟต์แวร์ติดตามการเปลี่ยนแปลงที่เกิดขึ้นโดยแต่ละคนและเก็บเวอร์ชันตามลำดับที่เหมาะสม

ในตอนท้ายของกระบวนการแก้ไขเอกสารจะถูกส่งไปยังผู้อนุมัติเพื่อตรวจสอบผู้อนุมัติตรวจสอบเวอร์ชันร่างสุดท้ายและสามารถดูการแก้ไขและการเปลี่ยนแปลงทั้งหมดที่เกิดขึ้นและโดยใครเมื่อได้รับการอนุมัติเอกสารจะถูกเผยแพร่ไปยังเว็บไซต์ระบบการจัดการเนื้อหาขององค์กรกระบวนการทางธุรกิจถูกตั้งค่าบนเซิร์ฟเวอร์เอกสารเครือข่ายและอยู่ด้านหลังไฟร์วอลล์ขององค์กรการเข้าถึงจะได้รับตามตำแหน่งและระดับความรับผิดชอบของคุณในสภาพแวดล้อมนี้เอกสารทั้งหมดจะถูกเก็บไว้ในซอฟต์แวร์การประมวลผล Word ช่วยให้ผู้ใช้สามารถใช้เครื่องมือที่มีอยู่ได้อย่างง่ายดายเพื่อให้เป็นไปตามข้อกำหนดเอกสารสามารถเป็นแบบเทมเพลตหรือแบบฟอร์มและจัดเก็บไว้ในที่เก็บข้อมูลที่ใช้ร่วมกันผู้ใช้เข้าถึงเทมเพลตและอัปเดตตามต้องการเมื่อเสร็จสิ้นเอกสารจะถูกโพสต์ไปยังไดเรกทอรีที่ใช้ร่วมกันและมีการส่งการแจ้งเตือนไปยังบุคคลต่อไปในกระบวนการทางธุรกิจพวกเขาตรวจสอบและแก้ไขเอกสารตามความจำเป็นเมื่อเสร็จสิ้นเอกสารจะได้รับการอนุมัติและไม่สามารถเปลี่ยนแปลงได้เพิ่มเติม