Quản lý nội dung doanh nghiệp là gì?

Quản lý nội dung doanh nghiệp là một sản phẩm phần mềm quản lý các tài liệu bằng văn bản.Loại phần mềm này thường được tìm thấy nhất trong các tập đoàn hoặc tổ chức lớn.Yêu cầu đối với loại phần mềm này phát triển từ việc sử dụng các chương trình xử lý văn bản để phát triển nội dung và nhu cầu quản lý quy trình này với số lượng lớn các biên tập viên và người đóng góp. Có hai loại giải pháp quản lý nội dung doanh nghiệp: Quản lý nội dung trang web và quản lý nội dung vàQuản lý nội dung quá trình kinh doanh.Cả hai lớp cung cấp một bộ tính năng và chức năng tiêu chuẩn được thiết kế để cải thiện việc quản lý các tài liệu, chỉnh sửa, phiên bản và phê duyệt.Việc thực hiện thực tế của các khái niệm này khác nhau giữa hai tùy chọn.Điều này có tác động đến tính minh bạch và quy trình kinh doanh cần thiết để sử dụng các hệ thống này. Trong một hệ thống quản lý nội dung doanh nghiệp trang web, kết quả của quy trình làm việc được công bố trên trang web của công ty.Tất cả các tài liệu, bản nháp và phiên bản được lưu trữ và duy trì trên một máy chủ web.Để truy cập hệ thống này, người dùng truy cập internet và truy cập trang web của công ty.Họ nhập tên người dùng và mật khẩu để xem nội dung họ chịu trách nhiệm tạo, chỉnh sửa và phê duyệt.Mỗi tài liệu sẽ được xuất bản trên trang web phải được tạo trong hệ thống này.Người viết bài báo sau đó gửi nó cho nhóm để chỉnh sửa.Người dùng khác nhau có thể truy cập tài liệu, chỉnh sửa và lưu các thay đổi của họ.Phần mềm theo dõi các thay đổi được thực hiện bởi mỗi người và giữ các phiên bản theo đúng thứ tự.

Ở cuối quy trình chỉnh sửa, tài liệu được gửi cho người phê duyệt để xem xét.Người phê duyệt xem xét phiên bản dự thảo cuối cùng và có thể xem tất cả các chỉnh sửa và thay đổi được thực hiện và bởi ai.Sau khi phê duyệt, tài liệu được công bố lên trang web.Hệ thống quản lý nội dung doanh nghiệp quy trình kinh doanh được thiết lập trên máy chủ tài liệu được nối mạng và được đặt phía sau tường lửa của công ty.Truy cập được cấp dựa trên vị trí và mức độ trách nhiệm của bạn.Trong môi trường này, các tài liệu đều được lưu trữ trong phần mềm xử lý văn bản, cho phép người dùng dễ dàng sử dụng các công cụ hiện có để đáp ứng các yêu cầu. Các tài liệu có thể dựa trên mẫu hoặc các biểu mẫu và được lưu trữ trong kho lưu trữ chung.Người dùng truy cập các mẫu và cập nhật chúng khi cần thiết.Sau khi hoàn thành, các tài liệu được đăng lên thư mục chung và thông báo được gửi cho người tiếp theo trong quy trình kinh doanh.Họ xem xét và chỉnh sửa tài liệu khi cần thiết.Sau khi hoàn thành, tài liệu được phê duyệt và không có thay đổi nào có thể được thực hiện.