Quản lý cung cấp là gì?

Quản lý cung cấp là một thuật ngữ được sử dụng để mô tả các quy trình được sử dụng bởi nhiều công ty để có được, kiểm kê và phân phối các mặt hàng được sử dụng trong các hoạt động liên tục của doanh nghiệp.Quá trình quản lý cung ứng liên quan đến các nguyên liệu thô được sử dụng trong sản xuất cũng như nguồn cung cấp văn phòng, các bộ phận để sửa chữa máy và bất kỳ mặt hàng nào khác được sử dụng nội bộ cho chức năng liên tục của công ty.Mục tiêu chính của quản lý chuỗi cung ứng hiệu quả là cân bằng sự cần thiết phải có các mặt hàng trong tay khi được yêu cầu duy trì hàng tồn kho nhỏ hơn, cho phép công ty mang ít chi phí hơn.Đối với nhiều công ty, quy trình quản lý cung ứng bắt đầu với một bộ phận hoặc nhóm mua hàng trung tâm.Nhóm này tích cực điều phối việc mua nguyên liệu thô, các bộ phận và vật tư thay thế, và thậm chí các mặt hàng như giấy sao chép, bút chì và hộp mực máy in.Một nhóm mua hàng sẽ tìm kiếm các nhà cung cấp hiệu quả chi phí và thiết lập các mối quan hệ cho phép công ty mua các mặt hàng trên cơ sở khi cần thiết hoặc theo lịch trình được xác định trước có thể được sửa đổi nếu cần thiết.Sau đó, nhóm điều phối việc giao các mặt hàng để họ đến các cơ sở nhà máy ngay trước khi cần thiết.Đối với nhiều người tham gia vào quản lý cung ứng, một khái niệm được tôn vinh theo thời gian chi phối quá trình tổng thể được gọi đơn giản là sử dụng.Việc sử dụng đề cập đến số lượng đơn vị của một mục nhất định được sử dụng thường xuyên trong một khung thời gian nhất định, chẳng hạn như một tháng theo lịch.Việc xác định mức sử dụng trung bình là hữu ích cho người quản lý cung ứng, vì nó có thể dự kiến khi nào nguồn cung hiện tại sẽ cạn kiệt và cần phải đặt hàng nhiều đơn vị hơn để giao hàng ngay trước khi cần thiết.Bằng cách phối hợp mua hàng với việc sử dụng, quy trình quản lý cung cấp hoàn thành hai điều.Đầu tiên, quy trình này có thể thiết kế và duy trì ngân sách khả thi, đảm bảo rằng các vật liệu và các mặt hàng khác cần thiết để giữ cho công ty chức năng luôn có mặt.Thứ hai, quản lý cung ứng hiệu quả cũng giúp bạn dễ dàng thực hành kiểm soát hàng tồn kho có trách nhiệm, giữ số lượng đơn vị trong tay của bất kỳ mặt hàng nào trong một mức nhất định và do đó giảm thiểu các công ty gánh nặng thuế phải trả cho nguyên liệu thô, hàng hóa trong quá trình và hàng hóa thành phẩm.Trong thời gian trước, quy trình quản lý cung cấp phụ thuộc rất nhiều vào quy trình lưu trữ hồ sơ thủ công theo dõi việc đặt hàng, tiếp nhận và giải ngân của mọi mặt hàng có được để sử dụng cho công ty.Là một phần của các hồ sơ thủ công này, việc tính toán việc sử dụng dựa trên ngày vấn đề cho các bộ phận khác nhau trong công ty là rất cần thiết.Ngày nay, phần mềm quản lý cung cấp xử lý nhiều tính toán tự động khi các biên lai và giải ngân được đăng vào cơ sở dữ liệu.Điều này giúp các nhà quản lý cung cấp có thể chạy nhanh các báo cáo cho biết các mặt hàng nào sẽ được sắp xếp lại trong tuần tới và có bao nhiêu đơn vị của mỗi mặt hàng nên được đặt hàng.Một số chương trình phần mềm quản lý cung cấp mạnh mẽ hơn thậm chí có khả năng tạo các biểu mẫu phê duyệt đơn đặt hàng nội bộ điện tử và bản sao, chẳng hạn như các yêu cầu được chuyển đến bộ phận mua hàng trung tâm và chỉ định số hóa đơn được tham chiếu theo đơn đặt hàng thực tế.Phần mềm thuộc loại này thường có thể tạo các biểu mẫu thực hiện đơn đặt hàng và phân phối các bản sao cho các bộ phận được ủy quyền sau khi các tài liệu thực sự được nhận tại trang web nơi chúng sẽ được sử dụng.