Quản lý chi phí dự án là gì?

Quản lý chi phí dự án là quá trình theo dõi và kiểm soát các chi phí liên quan đến một dự án nhất định.Điều này xảy ra bằng cách theo dõi các yếu tố khác nhau góp phần vào chi phí của một công việc cụ thể và tránh các vấn đề có thể gây tăng chi phí.Điều quan trọng là sự thành công của một dự án vì chi phí tăng dẫn đến giảm lợi nhuận. Một số điều có thể góp phần vào chi phí leo thang.Một yếu tố như vậy được gọi là phạm vi leo.Đây là những gì xảy ra khi khách hàng được phép thêm các yêu cầu hoặc nhiệm vụ mới vào một công việc.Thực tiễn quản lý chi phí dự án tốt cảnh báo người quản lý dự án để phạm vi creep và cho phép công ty đưa ra quyết định về việc có nên tính phí cho khách hàng cho công việc bổ sung hay cung cấp công việc thua lỗ. Sự chậm trễ và sai lầm cũng có thể góp phần vào vấn đề chi phí.Ví dụ, việc không đặt hàng vật liệu chính xác ngay lần đầu tiên sẽ tăng chi phí vận chuyển và cũng có thể gây ra phí hoàn lại.Ngoài ra, việc không đặt hàng các tài liệu thích hợp đúng hạn có thể có nghĩa là công ty sẽ trả phí vội vàng để giao hàng nhanh hơn.Một quy trình quản lý chi phí nên xác định trước các vấn đề tiềm ẩn để có thể tránh được và nên nhắc nhở những người tham gia dự án về thời hạn, nếu bị bỏ lỡ, có thể tạo ra chi phí bổ sung. Các nhà quản lý dự án nên xem xét cả chi phí cứng và mềm.Chi phí khó khăn bao gồm những thứ như vật liệu, nguồn cung cấp và chi phí của các dịch vụ thầu phụ.Chi phí mềm bao gồm lao động được sử dụng bởi nhân viên nội bộ và chi phí vốn. Quản lý chi phí dự án cũng có thể liên quan đến việc theo dõi tiết kiệm chi phí.Những khoản tiết kiệm này nên được phản ánh trong ngân sách dự án cuối cùng và có thể được sử dụng như một ví dụ về khả năng của người quản lý.Trong một số trường hợp, đặc biệt là khi tiết kiệm vừa đáng kể và bất ngờ, một nhà cung cấp có thể chọn chia sẻ tiền tiết kiệm với khách hàng như một cử chỉ thiện chí.

Nhiều công cụ tồn tại để hỗ trợ quản lý chi phí dự án.Chúng có thể tiên tiến như các chương trình máy tính được thiết kế đặc biệt để theo dõi chi phí thực tế so với chi phí dự kiến.Tuy nhiên, một bảng tính đơn giản có thể đủ để theo dõi các dự án nhỏ. Quản lý chi phí dự án là rất quan trọng đối với thành công tài chính của một dự án.Quá trình này cũng có thể có những lợi ích khác, tuy nhiên.Ví dụ: nếu ước tính dự án luôn không chính xác, có thể có một vấn đề với quy trình ước tính.Nếu một nhà cung cấp cụ thể liên tục tính phí nhiều hơn ước tính ban đầu, có lẽ đã đến lúc điều tra các nhà cung cấp khác có thể cung cấp giá chính xác hơn ở phía trước.