Làm thế nào để tôi chọn giữa các nhà cung cấp SaaS?

Một phần mềm như một công ty dịch vụ (SaaS) bán quyền truy cập vào nhiều chương trình phần mềm cho doanh nghiệp và tổ chức.Phương pháp cung cấp dịch vụ công nghệ thông tin này đã tăng dần về mức độ phổ biến vì nhu cầu đầu tư vào cơ sở hạ tầng, phần cứng hoặc nhân viên hỗ trợ máy tính chuyên dụng.Có bốn mục cần xem xét khi cố gắng lựa chọn giữa các nhà cung cấp SaaS: Thỏa thuận cấp độ dịch vụ, chức năng hệ thống, giờ có sẵn và giá cả. Giá trị đô la và phạm vi dịch vụ có sẵn từ các nhà cung cấp SaaS thường vượt quá giới hạn cho đơn đặt hàng tiêu chuẩn.Hầu hết các công ty hoàn thành một quy trình mua sắm, chẳng hạn như yêu cầu đề xuất (RFP) hoặc yêu cầu thông tin (RFI), để hỗ trợ trong quá trình lựa chọn.Từ quan điểm của tổ chức, các quy trình này buộc khách hàng phải suy nghĩ nghiêm túc cho các dịch vụ cần thiết từ nhà cung cấp SaaS.Trong một quy trình RFP tiêu chuẩn, khách hàng cung cấp các thông số kỹ thuật chi tiết và cho phép các nhà cung cấp tiềm năng cung cấp phản hồi bằng văn bản để xem xét và lựa chọn.Bất kể quy trình được sử dụng, tất cả các nhà cung cấp SaaS sẽ cung cấp Thỏa thuận cấp độ dịch vụ (SLA) bằng văn bản trong đó các dịch vụ được mua được nêu rất chi tiết.Xem lại SLA từ ít nhất ba công ty khác nhau để hiểu rõ hơn về các tùy chọn có sẵn, khả năng của nhà cung cấp để đáp ứng các yêu cầu cốt lõi và các cấp độ dịch vụ khách hàng.Những câu trả lời này có thể khá tồi tệ, nhưng đầu tư thời gian và nỗ lực là cách duy nhất để đưa ra quyết định thực tế, có hiểu biết. Trong quá trình lựa chọn phần mềm phức tạp, thật dễ dàng để bị phân tâm bởi tất cả các khả năng.Lập danh sách tất cả các tính năng phần mềm được yêu cầu và một danh sách chức năng riêng biệt sẽ tốt đẹp nhưng không cần thiết.In một danh sách riêng cho tất cả các nhà cung cấp SaaS và cho biết các tính năng nào được cung cấp trong giải pháp đề xuất.Bỏ qua tất cả các tính năng không được bao gồm trong hai danh sách này.Đây là một cách tuyệt vời để đảm bảo lựa chọn cuối cùng sẽ đáp ứng nhu cầu hiện tại và không chỉ là tương lai.Giờ có sẵn là một vấn đề quan trọng khi xem xét các nhà cung cấp SaaS khác nhau.Kiểm tra thông tin múi giờ và đảm bảo rằng nó được cung cấp bằng văn bản.Nhiều công ty sẽ cung cấp quyền truy cập 24 giờ với một khoản phí.Kiểm tra múi giờ mà nhà cung cấp đang sử dụng để đảm bảo không có bất ngờ.Hãy nhớ xem xét không chỉ khi người dùng sẽ cần truy cập vào hệ thống mà còn khi nào cần thiết cho các công việc được thực hiện vào giờ không điển hình.Các tùy chọn định giá từ các nhà cung cấp SaaS có thể được sửa chữa hoặc dựa trên việc sử dụng.Một hợp đồng giá cố định là cho một số tiền cụ thể cho các dịch vụ được liệt kê trong SLA.Giá định hướng sử dụng dựa trên khối lượng giao dịch, số lượng người dùng đã đăng ký hoặc tổng giá trị hoạt động.Xem lại khía cạnh này của hợp đồng chi tiết và hoàn thành phân tích nội bộ để xác định phương pháp nào là hiệu quả nhất về chi phí.