Πώς μπορώ να αναπτύξω τις καλύτερες οδηγίες για τις προμήθειες;

Καθώς αναπτύσσεται η εταιρεία ή ο οργανισμός, η ανάγκη για την καθιέρωση οδηγιών για τις προμήθειες γίνεται πιο σημαντική.Η προμήθεια ή η αγορά είναι η διαχείριση όλων των δαπανών για υπηρεσίες και αγαθά.Ως πτυχή της συνολικής διαχείρισης των επιχειρήσεων, είναι μια κεντρική λειτουργία που σχετίζεται άμεσα με τη συγκράτηση του κόστους, τη μείωση των δαπανών και την αύξηση των κερδών.Παρόλο που οι περισσότεροι άνθρωποι συσχετίζουν τις προμήθειες με μεγάλες εταιρείες και προσφορές πολλών εκατομμυρίων δολαρίων, οι κατευθυντήριες γραμμές για τις προμήθειες μπορούν να βοηθήσουν κάθε επιχείρηση, μεγάλη και μικρή.

Το πεδίο της προμήθειας είναι τόσο ευρύ, ώστε είναι καλύτερο να το χωρίσουμε σε ξεχωριστές επιχειρηματικές διαδικασίες.Οι κύριες κατηγορίες είναι: Διαχείριση προμηθευτών, συμβατικά αγαθά και υπηρεσίες, όροι πληρωμής, όρια και διαχωρισμός των καθηκόντων.Εκτός από τον προσδιορισμό της διαφορετικής επιχειρηματικής διαδικασίας, υπάρχουν τρία στοιχεία που πρέπει να ολοκληρωθούν για την ανάπτυξη κατευθυντήριων γραμμών για τις προμήθειες: καθορίζουν οργανωτική δομή και ρόλους, εφαρμόζουν λογιστικούς ελέγχους και καθορίζουν τη λογοδοσία και την ευθύνη για τις διαδικασίες προμηθειών εντός του οργανισμού.

Η τυπική μεθοδολογίαΧρησιμοποιείται για την ανάπτυξη κατευθυντήριων γραμμών για τις προμήθειες είναι η δημιουργία ενός φακέλου αρχείων για τις οδηγίες.Μέσα σε αυτόν τον φάκελο αρχείων, δημιουργήστε ένα ξεχωριστό για κάθε μία από τις σημαντικότερες επιχειρηματικές διαδικασίες.Καθώς αναπτύσσονται οι κατευθυντήριες γραμμές, δημιουργήστε τους οδηγούς διαδικασίας για τους διαφορετικούς ρόλους και τα τμήματα που εμπλέκονται στη διαδικασία.Συμπεριλάβετε ένα τμήμα σχετικά με τις εκθέσεις εποπτείας και διαχείρισης, καθώς και ένα έγγραφο ροής για την αναθεώρηση ανώτερων στελεχών.Όλες οι κατευθυντήριες γραμμές θα πρέπει να αναθεωρηθούν και να συζητηθούν με τις περιοχές που επηρεάστηκαν και να παρουσιαστούν σε ανώτερα στελέχη για επανεξέταση.Μετά την αποδοχή, η κατάρτιση για όλους τους χρήστες υποχρεούται να εφαρμόσει τις κατευθυντήριες γραμμές.

Το πρώτο στοιχείο που πρέπει να αναθεωρηθεί είναι οι ρόλοι και οι ευθύνες των διαφόρων παικτών στη διαδικασία προμηθειών.Προσδιορίστε το WHO, τι, πού και γιατί για κάθε συναλλαγή και καθορίστε το σημείο εκκίνησης ή τη δραστηριότητα.Για παράδειγμα, όταν ένα τμήμα απαιτεί προμήθειες γραφείου, ποιος είναι υπεύθυνος για αυτή τη διαδικασία;Πώς αποφασίζουν ποιος πωλητής να επικοινωνήσει;Ποιο είναι το μέγιστο ποσό που μπορούν να ξοδέψουν και ποιος εγκρίνει αυτήν την αγορά;Αυτά τα ερωτήματα είναι όλα τα κεντρικά για την ανάπτυξη κατευθυντήριων γραμμών για τις προμήθειες.

Η λογιστική παρέχει μια τυποποιημένη δομή για την παρακολούθηση και τη διαχείριση των δαπανών.Η χρήση των απαιτήσεων αγοράς, των εντολών αγοράς, των προσφορών, των συμβάσεων και άλλων εργαλείων προμηθειών επηρεάζουν όλες τις λογιστικές λειτουργίες.Οι τυπικοί λογιστικοί έλεγχοι επικεντρώνονται στη μείωση του κινδύνου απάτης, στην απόκτηση της καλύτερης αξίας για το δολάριο, στην παραλαβή των τιμών και των όρων που λαμβάνουν διαπραγματεύσεις και στις άδειες έγκρισης.Αυτά τα στοιχεία μπορούν να διαχειριστούν σε ένα ηλεκτρονικό σύστημα, αλλά πρώτα πρέπει να οριστούν στις κατευθυντήριες γραμμές για τις επιχειρηματικές διαδικασίες.

Η ευθύνη και η ευθύνη αποτελούν σημαντική κινητήρια δύναμη στην προμήθεια.Οι περισσότεροι οργανισμοί επικεντρώνονται στην αξία του δολαρίου της εντολής αγοράς ή της σύμβασης, αλλά μπορεί να παραβλέψουν το σύνολο που δαπανάται σε ένα συγκεκριμένο εμπόρευμα.Ο καθορισμός της κατάλληλης θέσης που είναι υπεύθυνος για τη διαπραγμάτευση με τον προμηθευτή και την επεξεργασία των εντολών αγοράς αποτελεί σημαντικό βήμα στις οδηγίες των προμηθειών.