Làm cách nào để phát triển các hướng dẫn mua sắm tốt nhất?

Khi một công ty hoặc tổ chức phát triển, nhu cầu thiết lập các hướng dẫn mua sắm trở nên quan trọng hơn.Mua sắm hoặc mua hàng là quản lý tất cả chi tiêu cho dịch vụ và hàng hóa.Là một khía cạnh của quản lý kinh doanh tổng thể, nó là một chức năng trung tâm liên quan trực tiếp đến việc ngăn chặn chi phí, giảm chi phí và tăng lợi nhuận.Mặc dù hầu hết mọi người liên kết mua sắm với các công ty lớn và giao dịch trị giá hàng triệu đô la, các hướng dẫn mua sắm có thể giúp mọi công ty, lớn và nhỏ.Lĩnh vực mua sắm rất rộng đến mức tốt nhất là chia nó thành các quy trình kinh doanh riêng biệt.Các loại chính là: quản lý nhà cung cấp, hàng hóa và dịch vụ theo hợp đồng, điều khoản thanh toán, ngưỡng và phân biệt nhiệm vụ.Ngoài việc xác định quy trình kinh doanh khác nhau, còn có ba mục cần hoàn thành để phát triển các hướng dẫn mua sắm: thiết lập cấu trúc và vai trò tổ chức, thực hiện kiểm soát kế toán và xác định trách nhiệm và trách nhiệm đối với các quy trình mua sắm trong tổ chức.Được sử dụng để phát triển các hướng dẫn mua sắm là tạo một thư mục tệp cho các hướng dẫn.Trong thư mục tệp này, tạo một thư mục riêng cho mỗi quy trình kinh doanh chính.Khi các hướng dẫn được phát triển, hãy tạo các hướng dẫn quy trình cho các vai trò và bộ phận khác nhau liên quan đến quy trình.Bao gồm một phần về báo cáo giám sát và quản lý, cũng như một tài liệu dòng chảy để đánh giá quản lý cấp cao.Tất cả các hướng dẫn nên được xem xét và thảo luận với các lĩnh vực bị ảnh hưởng, và được trình bày cho quản lý cấp cao để xem xét.Sau khi chấp nhận, đào tạo cho tất cả người dùng được yêu cầu thực hiện các hướng dẫn.

Mục đầu tiên để xem xét là vai trò và trách nhiệm của những người chơi khác nhau trong quy trình mua sắm.Xác định ai, cái gì, ở đâu và tại sao cho mỗi giao dịch và xác định điểm hoặc hoạt động bắt đầu.Ví dụ, khi một bộ phận yêu cầu cung cấp văn phòng, ai chịu trách nhiệm cho quá trình này?Làm thế nào để họ quyết định nhà cung cấp nào sẽ liên hệ?Số tiền tối đa họ có thể chi tiêu là bao nhiêu và ai đang phê duyệt giao dịch mua này là bao nhiêu?Những câu hỏi này là trung tâm để phát triển các hướng dẫn mua sắm. Kế toán cung cấp một cấu trúc tiêu chuẩn để theo dõi và quản lý chi tiêu.Việc sử dụng các yêu cầu mua hàng, đơn đặt hàng, báo giá, hợp đồng và các công cụ mua sắm khác đều ảnh hưởng đến các chức năng kế toán.Kiểm soát kế toán điển hình tập trung vào việc giảm rủi ro gian lận, có được giá trị tốt nhất cho đồng đô la, nhận giá và điều khoản được đàm phán, và ủy quyền phê duyệt.Các mục này có thể được quản lý trong một hệ thống máy tính, nhưng trước tiên chúng cần được xác định trong các hướng dẫn quy trình kinh doanh. Trách nhiệm và trách nhiệm là một động lực chính trong mua sắm.Hầu hết các tổ chức tập trung vào giá trị đồng đô la của đơn đặt hàng hoặc hợp đồng, nhưng có thể bỏ qua tổng số chi cho một mặt hàng cụ thể.Xác định vị trí thích hợp để chịu trách nhiệm đàm phán với nhà cung cấp và xử lý các đơn đặt hàng là một bước quan trọng trong hướng dẫn mua sắm.