Bagaimana cara mengembangkan pedoman pengadaan terbaik?

Seiring meningkatnya perusahaan atau organisasi, kebutuhan untuk menetapkan pedoman pengadaan menjadi lebih penting.Pengadaan atau pembelian adalah pengelolaan semua pengeluaran untuk layanan dan barang.Sebagai aspek dari keseluruhan manajemen bisnis, ini adalah fungsi sentral yang berhubungan langsung dengan penahanan biaya, mengurangi biaya, dan meningkatkan laba.Meskipun kebanyakan orang mengaitkan pengadaan dengan perusahaan besar dan penawaran jutaan dolar, pedoman pengadaan dapat membantu setiap perusahaan, besar dan kecil.

Bidang pengadaan sangat luas sehingga yang terbaik adalah membaginya menjadi proses bisnis yang berbeda.Kategori utamanya adalah: manajemen vendor, barang dan jasa yang dikontrak, ketentuan pembayaran, ambang batas, dan pemisahan bea.Selain mengidentifikasi proses bisnis yang berbeda, ada tiga item yang perlu diselesaikan untuk mengembangkan pedoman pengadaan: menetapkan struktur dan peran organisasi, mengimplementasikan kontrol akuntansi, dan mendefinisikan akuntabilitas dan tanggung jawab untuk proses pengadaan dalam organisasi.

Metodologi standarDigunakan untuk mengembangkan pedoman pengadaan adalah untuk membuat folder file untuk pedoman.Di dalam folder file ini, buat yang terpisah untuk masing -masing proses bisnis utama.Ketika pedoman dikembangkan, buat panduan proses untuk berbagai peran dan departemen yang terlibat dalam proses tersebut.Sertakan bagian tentang laporan pengawasan dan manajemen, serta dokumen aliran untuk tinjauan manajemen senior.Semua pedoman harus ditinjau dan didiskusikan dengan area yang terkena dampak, dan disajikan kepada manajemen senior untuk ditinjau.Setelah diterima, pelatihan untuk semua pengguna diharuskan untuk mengimplementasikan pedoman.

Item pertama yang ditinjau adalah peran dan tanggung jawab pemain yang berbeda dalam proses pengadaan.Identifikasi siapa, apa, di mana dan mengapa untuk setiap transaksi, dan menentukan titik inisiasi atau aktivitas.Misalnya, ketika suatu departemen membutuhkan perlengkapan kantor, siapa yang bertanggung jawab atas proses ini?Bagaimana mereka memutuskan vendor mana yang akan dihubungi?Berapa jumlah maksimum yang dapat mereka belanjakan dan siapa yang menyetujui pembelian ini?Semua pertanyaan ini merupakan pusat pengembangan pedoman pengadaan.

Akuntansi menyediakan struktur standar untuk melacak dan mengelola pengeluaran.Penggunaan permintaan pembelian, pesanan pembelian, kutipan, kontrak, dan alat pengadaan lainnya semua berdampak pada fungsi akuntansi.Kontrol akuntansi yang khas fokus pada pengurangan risiko penipuan, memperoleh nilai terbaik untuk dolar, menerima harga dan ketentuan yang dinegosiasikan, dan otorisasi persetujuan.Barang -barang ini dapat dikelola dalam sistem terkomputerisasi, tetapi pertama -tama perlu didefinisikan dalam pedoman proses bisnis.

Akuntabilitas dan tanggung jawab adalah pendorong utama dalam pengadaan.Sebagian besar organisasi fokus pada nilai dolar dari pesanan pembelian atau kontrak, tetapi dapat mengabaikan total yang dihabiskan untuk komoditas tertentu.Menentukan posisi yang tepat untuk bertanggung jawab untuk bernegosiasi dengan pemasok dan memproses pesanan pembelian adalah langkah penting dalam pedoman pengadaan.