Hogyan dolgozhatom ki a legjobb beszerzési útmutatásokat?

A társaság vagy szervezet növekedésével a beszerzési iránymutatások kidolgozásának szükségessége egyre fontosabbá válik.A beszerzés vagy a beszerzés a szolgáltatásokra és árukra fordított összes kiadás irányítása.Az általános üzleti menedzsment egyik aspektusaként ez egy központi funkció, amely közvetlenül kapcsolódik a költségmeghatározáshoz, csökkentve a költségeket és növeli a profitot.Noha a legtöbb ember a beszerzést nagyvállalatokkal és többmillió dolláros ügyletekkel társítja, a beszerzési iránymutatások minden céget, nagy és kicsik segíthetnek.

A beszerzés területe annyira széles, hogy a legjobb, ha azt különálló üzleti folyamatokra osztjuk.A fő kategóriák: szállítói menedzsment, szerződéses áruk és szolgáltatások, fizetési feltételek, küszöbök és a feladatok szegregációja.A különféle üzleti folyamat azonosítása mellett három olyan tétel, amelyet be kell fejezni a beszerzési iránymutatások kidolgozásához: szervezeti struktúrát és szerepeket, a számviteli ellenőrzések végrehajtását, valamint a szervezeten belüli beszerzési folyamatok elszámoltathatóságának és felelősségének meghatározásához.

A szokásos módszertanA beszerzési iránymutatások kidolgozásához használják az iránymutatásokhoz egy fájlmappát.Ebben a fájlmappában hozzon létre külön -külön az egyes fő üzleti folyamatokhoz.Az iránymutatások kidolgozásakor hozzák létre a folyamat útmutatóit a folyamatban részt vevő különféle szerepekhez és osztályokhoz.Adjon meg egy részt a felügyeleti és kezelési jelentésekről, valamint a Serient Management felülvizsgálatának folyamatát.Az összes iránymutatást felül kell vizsgálni és meg kell vitatni az érintett területekkel, és bemutatni kell a felső vezetésnek felülvizsgálat céljából.Az elfogadás után az iránymutatások végrehajtásához minden felhasználó számára képzésre van szükség.Határozza meg az egyes tranzakciók ki, mit, hol és miért, és határozza meg a beavatási pontot vagy a tevékenységet.Például, ha egy osztály irodai kellékeket igényel, ki felel a folyamatért?Hogyan dönthetnek el, hogy melyik eladóval kapcsolatba lépnek?Mennyi a maximális összeg, amelyet költeni tudnak, és ki hagyja jóvá ezt a vásárlást?Ezek a kérdések mind központi szerepet játszanak a beszerzési iránymutatások kidolgozásában.

A számvitel standard struktúrát biztosít a kiadások nyomon követésére és kezelésére.A vásárlási igények, a megrendelések, az árajánlatok, a szerződések és az egyéb beszerzési eszközök használata mind a számviteli funkciókra gyakorolt hatással van.A tipikus számviteli ellenőrzések a csalás kockázatának csökkentésére, a dollár legjobb értékének megszerzésére, a tárgyalásos árak és feltételek megszerzésére, valamint a jóváhagyási engedélyekre összpontosítanak.Ezeket az elemeket számítógépes rendszerben lehet kezelni, de ezeket először az üzleti folyamatok irányelveiben kell meghatározni.

Az elszámoltathatóság és a felelősség a beszerzés egyik fő mozgatórugója.A legtöbb szervezet a megrendelés vagy szerződés dollárértékére összpontosít, de figyelmen kívül hagyhatja az adott árukra fordított összeget.A beszerzési iránymutatások fontos lépése fontos lépés a beszerzési útmutatás fontos lépése.