Paano ko bubuo ang pinakamahusay na mga alituntunin sa pagkuha?

Habang lumalaki ang isang kumpanya o samahan, ang pangangailangan na magtatag ng mga alituntunin sa pagkuha ay nagiging mas mahalaga.Ang pagkuha o pagbili ay ang pamamahala ng lahat ng paggasta sa mga serbisyo at kalakal.Bilang isang aspeto ng pangkalahatang pamamahala ng negosyo, ito ay isang pangunahing pag -andar na direktang nauugnay sa paglalagay ng gastos, pagbabawas ng mga gastos, at pagtaas ng kita.Bagaman ang karamihan sa mga tao ay nag -uugnay sa pagkuha sa mga malalaking kumpanya at mga deal sa multimillion dolyar, ang mga alituntunin sa pagkuha ay makakatulong sa bawat firm, malaki at maliit.

Ang larangan ng pagkuha ay napakalawak na mas mahusay na hatiin ito sa natatanging mga proseso ng negosyo.Ang mga pangunahing kategorya ay: pamamahala ng vendor, kinontrata na mga kalakal at serbisyo, mga termino sa pagbabayad, mga threshold, at paghiwalay ng mga tungkulin.Bilang karagdagan sa pagkilala sa iba't ibang proseso ng negosyo, mayroong tatlong mga item na kailangang makumpleto upang makabuo ng mga alituntunin sa pagkuha: magtatag ng istraktura at tungkulin ng organisasyon, ipatupad ang mga kontrol sa accounting, at tukuyin ang pananagutan at responsibilidad para sa mga proseso ng pagkuha sa loob ng samahan.

Ang pamantayang pamamaraanGinamit upang bumuo ng mga alituntunin sa pagkuha ay upang lumikha ng isang folder ng file para sa mga alituntunin.Sa loob ng folder ng file na ito, lumikha ng isang hiwalay na isa para sa bawat isa sa mga pangunahing proseso ng negosyo.Habang binuo ang mga alituntunin, lumikha ng mga gabay sa proseso para sa iba't ibang mga tungkulin at kagawaran na kasangkot sa proseso.Isama ang isang seksyon sa Oversight and Management Reports, pati na rin ang isang dokumento ng daloy para sa Senior Management Review.Ang lahat ng mga alituntunin ay dapat suriin at talakayin sa mga naapektuhan na lugar, at ipinakita sa pamamahala ng senior para sa pagsusuri.Sa pagtanggap, ang pagsasanay para sa lahat ng mga gumagamit ay kinakailangan upang maipatupad ang mga alituntunin.

Ang unang item na susuriin ay ang mga tungkulin at responsibilidad ng iba't ibang mga manlalaro sa proseso ng pagkuha.Kilalanin kung sino, ano, saan at bakit para sa bawat transaksyon, at matukoy ang punto ng pagsisimula o aktibidad.Halimbawa, kapag ang isang departamento ay nangangailangan ng mga suplay ng opisina, sino ang may pananagutan sa prosesong ito?Paano sila magpapasya kung aling vendor ang makikipag -ugnay?Ano ang maximum na halaga na maaari nilang gastusin at sino ang aprubahan ang pagbili na ito?Ang mga katanungang ito ay lahat ng sentro sa pagbuo ng mga alituntunin sa pagkuha.

Ang accounting ay nagbibigay ng isang karaniwang istraktura para sa pagsubaybay at pamamahala ng paggasta.Ang paggamit ng mga kahilingan sa pagbili, mga order ng pagbili, sipi, kontrata, at iba pang mga tool sa pagkuha lahat ng epekto sa mga pag -andar ng accounting.Ang mga karaniwang kontrol sa accounting ay nakatuon sa pagbabawas ng panganib sa pandaraya, pagkuha ng pinakamahusay na halaga para sa dolyar, pagtanggap ng napagkasunduang pagpepresyo at mga termino, at mga pahintulot sa pag -apruba.Ang mga item na ito ay maaaring pamahalaan sa isang computerized system, ngunit kailangan muna nilang tukuyin sa mga alituntunin sa proseso ng negosyo.

Ang pananagutan at responsibilidad ay isang pangunahing driver sa pagkuha.Karamihan sa mga organisasyon ay nakatuon sa halaga ng dolyar ng order ng pagbili o kontrata, ngunit maaaring makaligtaan ang kabuuang ginugol sa isang partikular na kalakal.Ang pagtukoy ng naaangkop na posisyon upang maging responsable para sa pakikipag -usap sa tagapagtustos at pagproseso ng mga order ng pagbili ay isang mahalagang hakbang sa mga alituntunin ng pagkuha.