Πώς μπορώ να πάρω λεπτά συνάντησης;

Τα πρακτικά της συνάντησης αποτελούν γραπτό αρχείο των κύριων θεμάτων που καλύπτονται και οι αποφάσεις που λαμβάνονται κατά τη διάρκεια μιας συνάντησης.Σε μια επίσημη συνεδρίαση του διοικητικού συμβουλίου, ο γραμματέας του διοικητικού συμβουλίου είναι συνήθως υπεύθυνος για την καταγραφή των πρακτικών της συνεδρίασης, τα οποία θεωρούνται στη συνέχεια σημαντικά νομικά έγγραφα.Πολλές συναντήσεις ξεκινούν με μια ανασκόπηση των πρακτικών από την τελευταία συνάντηση, η οποία τοποθετείται ψηλά στην ατζέντα της συνάντησης.Εάν οι συμμετέχοντες στη συνάντηση συμφωνούν ότι αυτά τα πρακτικά αντανακλούν με ακρίβεια τι συνέβη κατά τη διάρκεια της τελευταίας συνάντησης, τότε εγκρίνονται επίσημα στην τρέχουσα συνεδρίαση.

Ένα άτομο που είναι υπεύθυνος για την καταγραφή των πρακτικών της συνάντησης θα καταγράφει συχνά τα σημαντικά σημεία που συμβαίνουν κατά τη διάρκεια της συνάντησης, όπως τα σημαντικά θέματα που συζητήθηκαν, τα οποία προέκυψαν σημαντικές δηλώσεις και ερωτήσεις και από ποιον και ποια στοιχεία δράσης ή καθήκοντα προέκυψαν από τοσυνάντηση και σε ποιον ανατέθηκαν.Αυτές οι σημειώσεις, γραμμένες σε στενογραφία, στη συνέχεια πληκτρολογούνται σε ένα επίσημο έγγραφο, μερικές φορές από ένα άτομο διαφορετικό από το Notetaker, και το έγγραφο διατηρείται ως αρχείο της προόδου της συνάντησης.Το άτομο που έχει οριστεί με τη λήψη πρακτικών συνάντησης μερικές φορές θα καταγράψει επίσης τη συνάντηση σε μια μαγνητοσκόπηση αντί ή εκτός από τη λήψη σημειώσεων με το χέρι.Η ταινία μπορεί στη συνέχεια να συνδεθεί σε ένα dictaphone προκειμένου να μεταγράψει την εγγραφή σε ένα έγγραφο επίσημης συνάντησης.

Ένα επίσημο έγγραφο των πρακτικών συνάντησης συνήθως αρχίζει με το όνομα της εταιρείας ή του οργανισμού.την τοποθεσία, τον χρόνο και την ημερομηνία της συνάντησης.και μια λίστα ατόμων που είναι παρόντες για τη συνάντηση (συμμετέχοντες).Στη συνέχεια, τα πρακτικά θα πρέπει να δηλώνουν σε παράγραφο ή σφαίρα που καλύφθηκαν θέματα κατά τη συνάντηση, γραμμένες με τη σειρά με την οποία συζητήθηκαν.Όταν ένα σημαντικό σημείο γίνεται από ένα άτομο, το όνομα του ομιλητή πρέπει να αποδοθεί στο σημείο καθώς καταγράφεται στα πρακτικά.Η παραφράζοντας το σημείο του ομιλητή είναι γενικά αποδεκτή στα πρακτικά της συνάντησης των καταγεγραμμένων εισαγωγικών.

Δεδομένου ότι δεν λέγεται κατά τη διάρκεια μιας συνάντησης μπορεί ή πρέπει να συμπεριληφθεί στα πρακτικά της συνάντησης, ένας καλός κανόνας είναι να εξασφαλιστεί ότι οι επίσημες αποφάσεις και οι ψηφιστικές αποφάσεις που εγκρίθηκαν από τον οργανισμό διατηρούνται η υψηλότερη προτεραιότητα.Οποιεσδήποτε οικονομικές εκθέσεις ή δηλώσεις που παρουσιάστηκαν κατά τη διάρκεια της συνεδρίασης ή νομικά θέματα που συζητήθηκαν, θα πρέπει επίσης να συμπεριληφθούν στα πρακτικά της συνεδρίασης.