Hogyan szedhetek találkozó perceket?

A találkozó jegyzőkönyve a legfontosabb témák írásbeli nyilvántartása és az ülés során meghozott döntések.A hivatalos igazgatótanács ülésén az igazgatósági titkár általában felelős az ülés jegyzőkönyvének rögzítéséért, amelyeket ezután fontos jogi dokumentumoknak tekintnek.Számos találkozó az utolsó ülésről szóló jegyzőkönyv áttekintésével kezdődik, amelyet az ülés napirendjén helyeznek el.Ha a találkozó résztvevői egyetértenek abban, hogy ezek a jegyzőkönyv pontosan tükrözi azt, ami az utolsó ülésen történt, akkor a jelenlegi ülésen hivatalosan jóváhagyják őket.

A találkozó jegyzőkönyveinek rögzítéséért felelős személy gyakran leírja a kiemelkedő pontokat, amikor azok az ülés során bekövetkeznek, például arról, hogy mely fontos témákat tárgyalták, mely fontos nyilatkozatokat és kérdéseket vontak fel, és ki, és mely cselekvési tételek vagy feladatok merültek fel atalálkozó és kinek kinevezték őket.Ezeket a rövidítéssel írt jegyzeteket ezután egy hivatalos dokumentumba írják be, néha a jegyzettáron kívüli személyek, és a dokumentumot a találkozó előrehaladásának nyilvántartásaként tartják.A találkozó jegyzőkönyveivel kijelölt személy néha rögzíti a találkozót egy magnóban, vagy a kézzel jegyzetek helyett.A szalagot ezután csatlakoztathatjuk egy diktaponhoz, hogy a felvételt egy hivatalos találkozó jegyzőkönyvbe írják.

A hivatalos találkozó jegyzőkönyve általában a vállalat vagy a szervezet nevének meghatározásával kezdődik;a találkozó helye, idő és dátuma;és a találkozó (résztvevők) jelenlévő emberek listája.Ezután a jegyzőkönyvnek bekezdés vagy golyópont formájában kell meghatározni, hogy mely témákat fedték le a találkozón, amelyben a megvitatásuk sorrendjében írták.Ha az egyén fontos pontját fogalmazza meg, akkor a hangszóró nevét annak a pontnak kell tulajdonítani, ahogyan azt a percekben rögzítik.A hangszóró pontjának átfogalmazása általában elfogadható a találkozó percekben a szóbeli idézetek helyett.

Mivel a találkozó során nem minden, amit az ülésen mondtak, vagy be kell vonni a találkozó jegyzőkönyvébe, jó hüvelykujjszabály annak biztosítása, hogy a hivatalos döntéseket és a szervezet által elfogadott határozatokat a legmagasabb prioritásban tartsák.Az ülés során bemutatott pénzügyi jelentéseket vagy nyilatkozatokat, vagy a tárgyalt jogi kérdéseket szintén be kell vonni a találkozó jegyzőkönyvébe.