Làm thế nào để tôi tham gia biên bản cuộc họp?

Biên bản cuộc họp là một hồ sơ bằng văn bản về các chủ đề chính được đề cập và các quyết định được đưa ra trong một cuộc họp.Tại một cuộc họp ban giám đốc chính thức, thư ký hội đồng thường chịu trách nhiệm ghi lại biên bản cuộc họp, sau đó được coi là các tài liệu pháp lý quan trọng.Nhiều cuộc họp bắt đầu bằng một đánh giá về biên bản từ cuộc họp cuối cùng, được đặt cao trong chương trình họp.Nếu những người tham dự cuộc họp đồng ý rằng những phút đó phản ánh chính xác những gì đã xảy ra trong cuộc họp cuối cùng, thì họ được chính thức chấp thuận tại cuộc họp hiện tại.Một người chịu trách nhiệm ghi lại biên bản cuộc họp thường sẽ ghi lại những điểm nổi bật khi chúng xảy ra trong cuộc họp, chẳng hạn như các chủ đề quan trọng nào đã được thảo luận, những tuyên bố và câu hỏi quan trọng nào được đưa ragặp gỡ và người mà họ được chỉ định.Những ghi chú này, được viết bằng tốc ký, sau đó được gõ vào một tài liệu chính thức, đôi khi bởi một người không phải là người chứng kiến, và tài liệu được lưu giữ như một bản ghi về tiến trình của cuộc họp.Người được chỉ định với việc tham gia biên bản cuộc họp đôi khi cũng sẽ ghi lại cuộc họp trên máy ghi âm thay cho hoặc ngoài việc ghi chú bằng tay.Băng sau đó có thể được kết nối với một dictaphone để chuyển bản ghi vào một tài liệu biên bản cuộc họp chính thức.Một tài liệu biên bản cuộc họp chính thức thường bắt đầu bằng cách nêu tên của công ty hoặc tổ chức;địa điểm, thời gian và ngày của cuộc họp;và một danh sách những người có mặt cho cuộc họp (người tham dự).Tiếp theo, biên bản nên nêu trong hình thức đoạn văn hoặc Bullet Point mà các chủ đề được đề cập tại cuộc họp, được viết theo thứ tự mà chúng được thảo luận.Khi một điểm quan trọng được thực hiện bởi một cá nhân, tên người nói đó phải được quy cho điểm khi nó được ghi lại trong phút.Việc diễn giải điểm loa nói chung có thể chấp nhận được trong biên bản cuộc họp của các trích dẫn nguyên văn.Không phải tất cả những gì đã nói trong một cuộc họp có thể hoặc nên được đưa vào biên bản cuộc họp, một nguyên tắc tốt là đảm bảo rằng bất kỳ quyết định chính thức nào được đưa ra và nghị quyết được thông qua bởi tổ chức được giữ ưu tiên cao nhất.Bất kỳ báo cáo tài chính hoặc báo cáo nào được trình bày trong cuộc họp, hoặc các vấn đề pháp lý được thảo luận, cũng nên được đưa vào biên bản cuộc họp.