Paano ako makakakuha ng pulong minuto?

Ang mga minuto ng pagpupulong ay isang nakasulat na talaan ng mga pangunahing paksa na sakop at mga desisyon na ginawa sa isang pulong.Sa isang pormal na pulong ng Lupon ng mga Direktor, ang Lupon ng Kalihim ay karaniwang responsable para sa pag -record ng mga minuto ng pulong, na kung saan ay itinuturing na mahahalagang ligal na dokumento.Maraming mga pagpupulong ang nagsisimula sa isang pagsusuri ng mga minuto mula sa huling pagpupulong, na inilalagay nang mataas sa agenda ng pulong.Kung sumasang -ayon ang mga dadalo sa pagpupulong na ang mga minuto na iyon ay tumpak na sumasalamin sa kung ano ang naganap sa huling pagpupulong, kung gayon sila ay opisyal na naaprubahan sa kasalukuyang pagpupulong.

Ang isang taong responsable para sa pag -record ng mga minuto ng pulong ay madalas na mag -jot down na mga salient na puntos habang nagaganap ito sa panahon ng pagpupulong, tulad ng kung saan ang mga mahahalagang paksa ay tinalakay, na ang mga mahahalagang pahayag at mga katanungan ay itinaas at kung kanino, at kung aling mga item ng aksyon o gawain ang lumitaw mula sapagpupulong at kanino sila itinalaga.Ang mga tala na ito, na nakasulat sa shorthand, ay nai -type sa isang pormal na dokumento, kung minsan ng isang tao maliban sa notetaker, at ang dokumento ay pinananatiling talaan ng pag -unlad ng pulong.Ang taong itinalaga sa pagkuha ng mga minuto ng pulong ay paminsan -minsan ay itatala din ang pagpupulong sa isang tape recorder bilang kapalit o bilang karagdagan sa pagkuha ng mga tala sa pamamagitan ng kamay.Ang tape ay maaaring konektado sa isang dictaphone upang ma -transcribe ang pag -record sa isang pormal na dokumento ng minuto ng pulong.

Ang isang pormal na dokumento ng pulong ng pulong ay karaniwang nagsisimula sa pamamagitan ng pagsasabi ng pangalan ng kumpanya o samahan;ang lokasyon, oras, at petsa ng pagpupulong;at isang listahan ng mga tao na naroroon para sa pulong (dadalo).Susunod, ang mga minuto ay dapat sabihin sa talata o bullet point form na mga paksa na nasaklaw sa pulong, na nakasulat sa pagkakasunud -sunod kung saan tinalakay sila.Kapag ang isang mahalagang punto ay ginawa ng isang indibidwal, ang pangalan ng tagapagsalita ay dapat na maiugnay sa punto dahil naitala ito sa mga minuto.Ang paraphrasing ang punto ng tagapagsalita ay karaniwang katanggap -tanggap sa mga minuto ng pulong ng mga quote ng verbatim.

Tulad ng hindi lahat ng sinabi sa isang pulong ay maaaring o dapat isama sa mga minuto ng pulong, ang isang mabuting patakaran ng hinlalaki ay upang matiyak na ang anumang opisyal na desisyon na ginawa at mga resolusyon na ipinasa ng samahan ay pinananatiling pinakamataas na priyoridad.Ang anumang mga ulat sa pananalapi o pahayag na ipinakita sa panahon ng pulong, o mga ligal na bagay na tinalakay, ay dapat ding isama sa mga minuto ng pulong.