Ποιες είναι οι καλύτερες συμβουλές για εθιμοτυπία κλήσης συνεδρίων;

Μια κλήση διάσκεψης μπορεί να είναι ελαφρώς πιο δύσκολη να εκτελεστεί από μια τυπική συνάντηση σε μια αίθουσα συνεδριάσεων.Δεν υπάρχουν αλληλεπιδράσεις πρόσωπο με πρόσωπο, δεν υπάρχουν οπτικά σημάδια για να διαβάσετε και κανένας τρόπος να γνωρίζετε ποιος μιλάει εκτός από την αναγνώριση φωνής.Κατά τη συμμετοχή σε τηλεδιάσκεψη, είναι επομένως απαραίτητο να ασκήσετε την κατάλληλη εθιμοτυπία κλήσεων διάσκεψης, η οποία περιλαμβάνει τα πάντα από όπου κάθεται όταν παίρνετε την κλήση για τον τρόπο αντιμετώπισης άλλων συμμετεχόντων στην κλήση.Η προσέγγιση της κατάλληλης εθιμοτυπίας για την κλήση του συνεδρίου μπορεί να βοηθήσει τον καλούντα να αποφύγει την αμηχανία των εσφαλμάτων και αντ 'αυτού να βοηθήσει να εκτελέσει μια ομαλή, αποτελεσματική συνάντηση.

Ο διοργανωτής της κλήσης θα πρέπει να ξεκινήσει τη συνεδρίαση εγκαίρως και με εισαγωγές σε όλη τη διαδρομή.Η εθιμοτυπία της διάσκεψης υπαγορεύει ότι κάθε άτομο στην κλήση πρέπει να αναγνωρίζεται και να εισάγεται έτσι ώστε όλοι οι συμμετέχοντες να είναι εξοικειωμένοι μεταξύ τους και μπορούν να ακούσουν ο ένας τον άλλον.Μπορεί να είναι χρήσιμο να στείλετε e-mail ή να κυκλοφορήσετε με άλλο τρόπο μια ατζέντα συνάντησης σε όλους τους συμμετέχοντες με τα ονόματα όλων της κλήσης.Η συνάντηση πρέπει να ξεκινήσει εγκαίρως.Μια τηλεδιάσκεψη, με άλλα λόγια, θα πρέπει να λειτουργεί εξίσου επαγγελματικά με μια προσωπική συνάντηση και οι διοργανωτές πρέπει να είναι εξίσου καλά προετοιμασμένοι όπως θα ήταν αυτοπροσώπως.

Η τήρηση της εθιμοτυπίας της συνεδρίασης σχετικά με το θόρυβο του φόντου είναι ίσως η πιο σημαντική πτυχή της ίδιας της κλήσης.Κάποιος πρέπει να αποφύγει να μιλάει σε ένα κινητό τηλέφωνο, καθώς η υποδοχή μπορεί να προκαλέσει πρόβλημα σαφήνειας και να πάρει τους θορύβους του φόντου.Κάθε καλών πρέπει να συμμετέχει στην κλήση από ένα ήσυχο δωμάτιο με ελάχιστες ή καθόλου περισπασμούς.Εάν λάβετε την κλήση στο σπίτι, πρέπει να βεβαιωθείτε ότι δεν θα διακόπτεται από μέλη της οικογένειας, κατοικίδια ζώα ή άλλες αλληλεπιδράσεις και θορύβους.Αυτοί οι θόρυβοι μπορούν να αποσπάσουν όλους τους συμμετέχοντες και να εμποδίσουν τη συνάντηση.Αποφύγετε τη δημιουργία περιττών θορύβων, όπως το χτύπημα ενός μολυβιού, το μάσημα για τα τρόφιμα ή τη μετακίνηση σε δυνατές καρέκλες.

Δεδομένου ότι κανείς στην κλήση του συνεδρίου δεν θα δει ο ένας τον άλλον, η εθιμοτυπία της διάσκεψης υπαγορεύει ότι κάθε ομιλητής ταυτίζεται πριν μιλήσει.Αυτό αποφεύγει τη σύγχυση μεταξύ της ομάδας των καλούντων και επιτρέπει σε κάθε συμμετέχοντα να λάβει ακριβείς σημειώσεις για το τι ειπώθηκε και από ποιον.Μια τυχαία φωνή που μιλάει χωρίς ταυτοποίηση μπορεί να είναι ανησυχητική και σύγχυση για άλλους ομιλητές και η αναγνώριση του εαυτού σας σε μια τηλεδιάσκεψη είναι παρόμοια με την επαφή με τα μάτια κατά τη διάρκεια συνάντησης πρόσωπο με πρόσωπο.