Những lời khuyên tốt nhất cho nghi thức gọi hội nghị là gì?

Một cuộc gọi hội nghị có thể khó thực hiện hơn một chút so với một cuộc họp điển hình trong phòng hội nghị;Không có tương tác trực tiếp, không có tín hiệu trực quan để đọc và không có cách nào để biết ai đang nói ngoài việc nhận dạng giọng nói.Khi tham gia vào một cuộc gọi hội nghị, do đó cần phải thực hiện nghi thức gọi hội nghị thích hợp, liên quan đến mọi thứ từ nơi một người ngồi khi nhận cuộc gọi đến cách giải quyết những người tham gia khác trong cuộc gọi.Việc chú ý đến nghi thức cuộc gọi hội nghị thích hợp có thể giúp người gọi tránh những sai lầm đáng xấu hổ và thay vào đó giúp thực hiện một cuộc họp suôn sẻ, hiệu quả. Người tổ chức cuộc gọi nên bắt đầu cuộc họp đúng giờ và giới thiệu suốt quãng đường.Nghi thức cuộc gọi hội nghị cho rằng mỗi người trong cuộc gọi nên được công nhận và giới thiệu để tất cả những người tham gia đều quen thuộc với nhau và có thể nghe thấy nhau.Nó có thể hữu ích cho e-mail hoặc lưu hành một chương trình họp cho tất cả những người tham gia với tên của mọi người trong cuộc gọi.Cuộc họp nên bắt đầu đúng giờ.Nói cách khác, một cuộc gọi hội nghị nên được thực hiện một cách chuyên nghiệp như một cuộc họp trực tiếp, và các nhà tổ chức nên được chuẩn bị tốt như họ sẽ trực tiếp.

Tuân thủ nghi thức gọi hội nghị về tiếng ồn nền có lẽ là khía cạnh quan trọng nhất của cuộc gọi.Người ta nên tránh nói chuyện trên điện thoại di động, vì sự tiếp nhận có thể gây ra vấn đề rõ ràng và nhận ra tiếng ồn xung quanh.Mỗi người gọi nên tham gia vào cuộc gọi từ một căn phòng yên tĩnh với rất ít hoặc không có phiền nhiễu.Nếu nhận cuộc gọi ở nhà, người ta nên đảm bảo rằng anh ta hoặc cô ta sẽ không bị gián đoạn bởi các thành viên trong gia đình, thú cưng hoặc các tương tác và tiếng ồn gây mất tập trung khác.Những tiếng ồn như vậy có thể đánh lạc hướng tất cả những người tham gia và giữ cho cuộc họp không tiến triển.Tránh tạo ra những tiếng động không cần thiết là tốt, chẳng hạn như khai thác bút chì, nhai thức ăn hoặc di chuyển xung quanh trên những chiếc ghế lớn.Vì không có ai trong cuộc gọi hội nghị sẽ gặp nhau, nên nghi thức cuộc gọi hội nghị ra lệnh rằng mỗi người nói tự nhận mình trước khi nói.Điều này tránh sự nhầm lẫn giữa nhóm người gọi và cho phép mỗi người tham gia ghi chú chính xác về những gì đã nói và bởi ai.Một giọng nói ngẫu nhiên mà không cần nhận dạng có thể gây bất ổn và khó hiểu cho các diễn giả khác, và việc xác định bản thân trong một cuộc gọi hội nghị giống như để giao tiếp bằng mắt trong cuộc gặp mặt trực tiếp.