Apa kiat terbaik untuk etiket panggilan konferensi?

Panggilan konferensi bisa sedikit lebih sulit untuk dieksekusi daripada pertemuan khas di ruang konferensi;Tidak ada interaksi tatap muka, tidak ada isyarat visual untuk dibaca, dan tidak ada cara untuk mengetahui siapa yang berbicara selain pengenalan suara.Ketika berpartisipasi dalam panggilan konferensi, oleh karena itu perlu untuk menjalankan etiket panggilan konferensi yang tepat, yang melibatkan segala sesuatu dari tempat seseorang duduk ketika menerima panggilan untuk bagaimana membahas peserta lain pada panggilan tersebut.Memperhatikan etiket panggilan konferensi yang tepat dapat membantu penelepon menghindari kesalahan langkah yang memalukan dan sebaliknya membantu menjalankan pertemuan yang mulus dan efektif.

Penyelenggara panggilan harus memulai pertemuan tepat waktu dan dengan perkenalan sepanjang jalan.Etiket panggilan konferensi menentukan bahwa setiap orang yang melakukan panggilan harus diakui dan diperkenalkan sehingga semua peserta akrab satu sama lain dan dapat saling mendengar.Mungkin bermanfaat untuk mengirim email atau mengedarkan agenda pertemuan untuk semua peserta dengan nama semua orang yang dipanggil.Pertemuan harus dimulai tepat waktu.Panggilan konferensi, dengan kata lain, harus dijalankan sama profesionalnya dengan pertemuan tatap muka, dan penyelenggara harus sama siapnya dengan mereka secara langsung.

Menganut etiket panggilan konferensi mengenai kebisingan latar belakang mungkin merupakan aspek terpenting dari panggilan itu sendiri.Seseorang harus menghindari berbicara di ponsel, karena penerimaan dapat menyebabkan masalah kejelasan dan mengambil suara latar belakang yang mengganggu.Setiap penelepon harus berpartisipasi dalam panggilan dari ruangan yang tenang dengan sedikit atau tanpa gangguan.Jika menerima telepon di rumah, orang harus memastikan dia tidak akan terganggu oleh anggota keluarga, hewan peliharaan, atau interaksi dan suara yang mengganggu lainnya.Suara -suara seperti itu dapat mengalihkan perhatian semua peserta dan menjaga pertemuan dari kemajuan.Hindari membuat suara yang tidak perlu juga, seperti mengetuk pensil, mengunyah makanan, atau bergerak di kursi keras.

Karena tidak ada seorang pun di panggilan konferensi yang akan bertemu satu sama lain, etiket panggilan konferensi menentukan bahwa setiap pembicara mengidentifikasi diri mereka sebelum berbicara.Ini menghindari kebingungan di antara kelompok penelepon dan memungkinkan setiap peserta untuk membuat catatan yang akurat tentang apa yang dikatakan dan oleh siapa.Suara acak yang berbicara tanpa identifikasi dapat meresahkan dan membingungkan bagi pembicara lain, dan mengidentifikasi diri pada panggilan konferensi mirip dengan melakukan kontak mata selama pertemuan tatap muka.