Ποιες είναι οι καλύτερες συμβουλές για την οργάνωση του Front Office;

Το μπροστινό γραφείο περιγράφει την περιοχή mdash;κυριολεκτικά ή εικονικά mdash;μιας επιχείρησης εξυπηρέτησης πελατών ή φιλοξενίας, όπου οι πελάτες αλληλεπιδρούν με τους αντιπροσώπους εξυπηρέτησης πελατών.Σε ένα ξενοδοχείο, για παράδειγμα, το μπροστινό γραφείο είναι όπου οι πελάτες κάνουν κρατήσεις, μαθαίνουν για τα τοπικά αξιοθέατα και ζητούν υπηρεσίες και ανέσεις.Μία από τις σημαντικότερες συμβουλές για την οργάνωση του Front Office είναι να έχει το σωστό προσωπικό για το μέγεθος μιας εγκατάστασης.Για παράδειγμα, ο διευθυντής ενός μικρού μοτέλ με μόνο λίγα δωμάτια μπορεί να χρειάζεται μόνο να έχει έναν υπάλληλο σε υπηρεσία κάθε φορά.Αυτό το άτομο μπορεί να ελέγξει τους πελάτες μέσα και έξω, να παράσχει πληροφορίες και να εκτελέσει καθήκοντα ρεσεψιονίστ και κατάθεση.

Όταν ένας οργανισμός είναι μεγαλύτερος, ωστόσο, η οργάνωση των μπροστινών γραφείων πρέπει να είναι πιο περίπλοκη.Ένα μεγάλο ξενοδοχείο στο κέντρο μιας αστικής περιοχής είναι πιθανό να προσελκύσει πολλούς πελάτες ταυτόχρονα, πολλοί από τους οποίους ενδέχεται να έχουν ερωτήσεις και αιτήματα που πρέπει να ληφθούν αμέσως μέριμνα.Αυτές οι εγκαταστάσεις ενδέχεται να έχουν αρκετούς εκπροσώπους σε υπηρεσία ταυτόχρονα για να λάβουν επιφυλάξεις και να πραγματοποιήσουν έλεγχο σε διαδικασίες ελέγχου.Ένας θυρωρός μπορεί να είναι υπεύθυνος για την κατεύθυνση των πελατών στην τοπική ψυχαγωγία και μερικές φορές ακόμη και τον συντονισμό των ομάδων.Πολλές εγκαταστάσεις απασχολούν αχθοφόροι που βοηθούν τους πελάτες να εκφορτώνουν αποσκευές από τα αυτοκίνητά τους και να μεταφέρουν αποσκευές μέχρι τα δωμάτιά τους.

Ο διευθυντής του Front Office αποτελεί βασικό στοιχείο των περισσότερων οργανισμών του Front Office.Αυτός είναι ένας επαγγελματίας που είναι υπεύθυνος για τη δημιουργία χρονοδιαγραμμάτων για τους εργαζόμενους στο Front Office και την επίβλεψη όλων των επιχειρήσεων του Front Office.Αυτός ή αυτή μπορεί να υπαγορεύει διαδικασίες για τον χειρισμό των πελατών και για την κατάθεση πληροφοριών.Ένας διευθυντής του Front Office μπορεί επίσης να συνεργαστεί με πελάτες που είναι δυσαρεστημένοι με υπηρεσίες ή πελάτες υψηλού προφίλ, όπως διασημότητες και στελέχη.

Ένας άλλος σημαντικός παράγοντας στην οργάνωση του Front Office είναι ο τρόπος με τον οποίο επικοινωνεί με το back office.Όταν οι επαγγελματίες μιλούν για το back office, αναφέρονται σε όλες τις ενέργειες που πραγματοποιούνται σε τμήματα όπως λογιστικά, ανθρώπινα πόρους και γενικό επιχειρηματικό και οικονομικό σχεδιασμό.Ένας οικονομικός διευθυντής, για παράδειγμα, πρέπει να έχει πρόσβαση σε όλες τις πληροφορίες σχετικά με τις πληρωμές, τις επιστροφές και τις εισπρακτέες λογαριασμούς που καταγράφονται στο μπροστινό γραφείο.Στις περισσότερες περιπτώσεις, η επικοινωνία μεταξύ του Front Office και του Back Office διευκολύνεται από το λογισμικό Front Office που περιλαμβάνει διεπαφές όπου οι εργαζόμενοι στο Front Office μπορούν να καταγράψουν πληροφορίες που είναι προσβάσιμες στους υπαλλήλους του γραφείου.Έχετε πρωτόκολλο για το πώς όλοι οι εργαζόμενοι στο Front Office επικοινωνούν με τους πελάτες.Στις περισσότερες περιπτώσεις, οι πρώτες εντυπώσεις των πελατών μιας εγκατάστασης καθορίζονται σε ένα μπροστινό γραφείο.Οι περισσότεροι πελάτες θέλουν να επικοινωνούν με εργαζόμενους που είναι ευγενικοί και φιλόξενοι και είναι καλά οργανωμένοι.