Apa tips terbaik untuk organisasi kantor depan?

Kantor depan menggambarkan area mdash;literal atau virtual mdash;bisnis layanan pelanggan atau perhotelan di mana pelanggan berinteraksi dengan perwakilan layanan pelanggan.Di sebuah hotel, misalnya, kantor depan adalah tempat klien melakukan pemesanan, belajar tentang atraksi lokal, dan meminta layanan dan fasilitas.Salah satu tips terpenting bagi organisasi kantor depan adalah memiliki staf yang tepat untuk ukuran perusahaan.Misalnya, manajer motel kecil dengan hanya beberapa kamar mungkin hanya perlu memiliki satu karyawan yang bertugas pada satu waktu.Individu ini dapat memeriksa pelanggan masuk dan keluar, memberikan informasi, dan melakukan tugas resepsionis dan pengarsipan.

Ketika suatu organisasi lebih besar, organisasi kantor depan harus lebih kompleks.Sebuah hotel besar di pusat daerah perkotaan kemungkinan akan menarik banyak pelanggan pada satu waktu, banyak dari mereka mungkin memiliki pertanyaan dan permintaan yang perlu diurus segera.Perusahaan ini mungkin memiliki beberapa perwakilan yang bertugas pada satu waktu untuk melakukan reservasi dan melakukan check -check dalam prosedur check out.Petugas mungkin bertanggung jawab untuk mengarahkan pelanggan ke hiburan lokal dan kadang -kadang bahkan mengoordinasikan acara kelompok.Banyak perusahaan mempekerjakan kuli yang membantu pelanggan membongkar bagasi dari mobil mereka dan membawa barang bawaan ke kamar mereka.

Manajer kantor depan adalah komponen penting dari sebagian besar organisasi kantor depan.Ini adalah seorang profesional yang bertugas membuat jadwal untuk pekerja kantor depan dan mengawasi semua operasi kantor depan.Ia dapat menentukan prosedur untuk menangani pelanggan dan untuk mengajukan informasi.Manajer kantor depan juga dapat bekerja dengan klien yang tidak senang dengan layanan atau klien terkenal, seperti selebriti dan eksekutif.

Faktor penting lainnya dalam organisasi kantor depan adalah bagaimana ia berkomunikasi dengan kantor belakang.Ketika para profesional berbicara tentang back office, mereka merujuk pada semua tindakan yang terjadi di departemen seperti akuntansi, sumber daya manusia, dan perencanaan bisnis dan keuangan umum.Seorang manajer keuangan, misalnya, perlu mengakses semua informasi mengenai pembayaran, pengembalian uang, dan piutang yang dicatat di kantor depan.Dalam kebanyakan kasus, komunikasi antara kantor depan dan kantor belakang difasilitasi oleh perangkat lunak kantor depan yang mencakup antarmuka di mana pekerja kantor depan dapat merekam informasi yang dapat diakses oleh pekerja kantor belakang.

Salah satu tips terpenting bagi organisasi kantor depan adalah keMiliki protokol untuk bagaimana semua pekerja depan berkomunikasi dengan pelanggan.Dalam kebanyakan kasus, klien pertama -tama kesan suatu perusahaan ditentukan di kantor depan.Sebagian besar klien ingin berkomunikasi dengan pekerja yang sopan dan ramah dan yang terorganisir dengan baik.