Những lời khuyên tốt nhất cho tổ chức văn phòng phía trước là gì?

Văn phòng phía trước mô tả khu vực mdash;nghĩa đen hoặc ảo mdash;của một dịch vụ khách hàng hoặc kinh doanh khách sạn nơi khách hàng tương tác với các đại diện dịch vụ khách hàng.Ví dụ, trong một khách sạn, văn phòng phía trước là nơi khách hàng đặt chỗ, tìm hiểu về các điểm tham quan địa phương, và yêu cầu các dịch vụ và tiện nghi.Một trong những lời khuyên quan trọng nhất cho tổ chức văn phòng phía trước là có nhân viên phù hợp với quy mô của một cơ sở.Chẳng hạn, người quản lý của một nhà nghỉ nhỏ chỉ có một vài phòng chỉ có thể cần phải có một nhân viên làm nhiệm vụ tại một thời điểm.Cá nhân này có thể kiểm tra khách hàng vào và ra, cung cấp thông tin và thực hiện các nhiệm vụ tiếp tân và nộp đơn.

Khi một tổ chức lớn hơn, tuy nhiên, tổ chức văn phòng phía trước nên phức tạp hơn.Một khách sạn lớn ở trung tâm của một khu vực đô thị có khả năng thu hút nhiều khách hàng cùng một lúc, nhiều người trong số họ có thể có câu hỏi và yêu cầu cần được chăm sóc ngay lập tức.Các cơ sở này có thể có một số đại diện làm nhiệm vụ cùng một lúc để đặt chỗ và thực hiện kiểm tra trong một thủ tục kiểm tra.Một hướng dẫn viên có thể chịu trách nhiệm hướng khách hàng đến giải trí địa phương và đôi khi thậm chí điều phối các sự kiện nhóm.Nhiều cơ sở sử dụng những người khuân vác hỗ trợ khách hàng dỡ hành lý từ xe hơi của họ và mang hành lý lên phòng của họ.Một người quản lý văn phòng phía trước là một thành phần thiết yếu của hầu hết các tổ chức văn phòng.Đây là một chuyên gia chịu trách nhiệm tạo ra lịch trình cho các nhân viên văn phòng và giám sát tất cả các hoạt động văn phòng.Anh ấy hoặc cô ấy có thể ra lệnh cho các thủ tục xử lý khách hàng và nộp thông tin.Một người quản lý văn phòng cũng có thể làm việc với các khách hàng không hài lòng với các dịch vụ hoặc khách hàng cao cấp, chẳng hạn như người nổi tiếng và giám đốc điều hành.Một yếu tố quan trọng khác trong tổ chức văn phòng phía trước là cách nó giao tiếp với văn phòng sau.Khi các chuyên gia nói về văn phòng back, họ đang đề cập đến tất cả các hành động diễn ra trong các bộ phận như kế toán, nguồn nhân lực, và kế hoạch kinh doanh và tài chính nói chung.Một người quản lý tài chính, ví dụ, cần truy cập tất cả các thông tin liên quan đến thanh toán, hoàn tiền và các khoản phải thu được ghi lại trong văn phòng.Trong hầu hết các trường hợp, giao tiếp giữa văn phòng phía trước và văn phòng được tạo điều kiện bởi phần mềm văn phòng phía trước bao gồm các giao diện nơi nhân viên văn phòng có thể ghi lại thông tin có thể truy cập được cho nhân viên văn phòng. Một trong những mẹo quan trọng nhất cho tổ chức văn phòng phía trước làCó giao thức cho cách tất cả các nhân viên văn phòng giao tiếp với khách hàng.Trong hầu hết các trường hợp, khách hàng ấn tượng đầu tiên về một cơ sở được xác định trong một văn phòng phía trước.Hầu hết các khách hàng muốn giao tiếp với những người lao động lịch sự và chào đón và được tổ chức tốt.