Melyek a legjobb tippek az irodai szervezet számára?

A Front Office leírja a területet mdash;szó szerint vagy virtuális mdash;ügyfélszolgálati vagy vendéglátóipari vállalkozás, ahol az ügyfelek kapcsolatba lépnek az ügyfélszolgálat képviselőivel.Például egy szállodában a front iroda az, ahol az ügyfelek foglalásokat végeznek, megismerkednek a helyi látnivalókkal, valamint szolgáltatásokat és kényelmi szolgáltatásokat kérnek.Az egyik legfontosabb tipp az irodai szervezet számára, hogy a megfelelő személyzet legyen a létesítmény méretéhez.Például egy kis motel menedzserének, csak néhány szobával, akkor csak egy munkavállalónak kell lennie egyszerre.Ez az egyén ellenőrizheti az ügyfeleket be- és ki, információkat szolgáltathat, és recepciós és bejelentési feladatokat láthat el.

Ha azonban egy szervezet nagyobb, akkor a Front Office szervezetnek összetettebbnek kell lennie.Egy városi térség központjában lévő nagy szálloda valószínűleg sok ügyfelet vonz egyszerre, akik közül soknak kérdései és kérései vannak, amelyeket azonnal gondoskodni kell.Ezeknek a létesítményeknek egyszerre több képviselője lehet, hogy foglalásokat végezzen és ellenőrizze a kijelentkezési eljárásokat.Lehet, hogy egy concierge felel az ügyfelek helyi szórakoztatáshoz való irányításáért, és néha még a csoportos események koordinálásáért.Számos létesítmény olyan hordozókat foglalkoztat, akik segítenek az ügyfeleknek a poggyász kirakodásában az autójukból és a poggyászát a szobájukba.

A Front Office Manager a legtöbb irodai szervezet alapvető eleme.Ez egy olyan szakember, aki az irodai dolgozók számára ütemtervek készítéséért és az összes irodai művelet felügyeletéért felel.Lehet, hogy diktálja az ügyfelek kezelésének és az információk benyújtásának eljárásait.A front office menedzser olyan ügyfelekkel is együttműködhet, akik elégedetlenek a szolgáltatásokkal vagy a magas színvonalú ügyfelekkel, például a hírességekkel és a vezetőkkel.

Egy másik fontos tényező az irodai szervezetben, hogy hogyan kommunikál a Back Office -val.Amikor a szakemberek a Back Office -ről beszélnek, utalnak az összes olyan intézkedésre, amely olyan osztályokban zajlik, mint a számvitel, az emberi erőforrások, valamint az általános üzleti és pénzügyi tervezés.Például egy pénzügyi menedzsernek hozzáférnie kell az összes információhoz, amelyet a Front Office -ban rögzítenek a kifizetésekkel, a visszatérítésekkel és a követelésekkel kapcsolatban.A legtöbb esetben a Front Office szoftverek megkönnyítik a front iroda és a back office közötti kommunikációt, amely olyan interfészeket is magában foglal, ahol a front irodai dolgozók olyan információkat rögzíthetnek, amelyek hozzáférhetők az irodai dolgozók számára.Rendeljen protokollt arról, hogy az összes irodai munkavállaló hogyan kommunikál az ügyfelekkel.A legtöbb esetben az ügyfelek első benyomásait a létesítményről meghatározzák.A legtöbb ügyfél udvarias és barátságos és jól szervezett munkavállalókkal akar kommunikálni.