Τι είναι το σύστημα πληροφοριών διαχείρισης προσωπικού;

Ένα σύστημα πληροφοριών διαχείρισης προσωπικού είναι ένα σύνολο διαδικασιών και εφαρμοσμένης τεχνολογίας που χρησιμοποιούν οι εργαζόμενοι ανθρωπίνων πόρων για την παρακολούθηση και την οργάνωση δεδομένων σχετικά με τους υπαλλήλους σε μια επιχείρηση ή έναν οργανισμό.Αυτές οι πληροφορίες μπορούν να περιλαμβάνουν αρχεία μισθοδοσίας, φορολογικά έγγραφα και αρχεία αναθέτων παροχών, όπως η ασφάλιση υγείας.Άλλες πληροφορίες των εργαζομένων διατηρούνται συχνά σε ένα σύστημα πληροφοριών διαχείρισης προσωπικού για περιοδικές αξιολογήσεις απόδοσης.Αυτά τα αρχεία συνήθως επαναλαμβάνουν και αντίγραφα των σχετικών πιστοποιήσεων της βιομηχανίας.Αυτός ο τομέας διαχείρισης ανθρώπινων πόρων συνεπάγεται τόσο τη χρήση ενός προγράμματος λογισμικού υπολογιστή όσο και των πρακτικών ρουτίνας για την εισαγωγή και την ενημέρωση των σχετικών δεδομένων.

Οι επιχειρήσεις με μεγάλο αριθμό εργαζομένων χρειάζονται συχνά ένα ξεχωριστό τμήμα ανθρώπινων πόρων (HR) για να διατηρήσουν ακριβή αρχεία όλων αυτών των πληροφοριών.Η συνεργασία με ένα σύστημα πληροφοριών διαχείρισης προσωπικού απαιτεί τόσο καλή κατανόηση της τεχνολογίας όσο και δυνατότητα να ανακτήσετε τα απαραίτητα δεδομένα γρήγορα.Ένα πακέτο λογισμικού που έχει σχεδιαστεί για αυτές τις εργασίες ανθρωπίνων πόρων αποτελείται συνήθως από συνδεδεμένες βάσεις δεδομένων που περιέχουν διαφορετικά σύνολα πληροφοριών.Μια βάση δεδομένων μπορεί να περιέχει αρχεία των εκδοθέντων μισθών που συνδέονται με μια άλλη βάση δεδομένων με πληροφορίες σχετικά με τους παρακρατημένους φόρους, για παράδειγμα.Το προσωπικό του ανθρώπινου δυναμικού είναι υπεύθυνο για τη διατήρηση αυτών των πληροφοριών του εργατικού δυναμικού ενημερωμένες και ακριβείς.

Εκτός από τη διατήρηση των δεδομένων σε ένα σύστημα πληροφοριών διαχείρισης προσωπικού, το προσωπικό HR πρέπει επίσης να εκτελεί συγκεκριμένα ερωτήματα που ανακτώνται ορισμένες πληροφορίες.Ανάλογα με τον τύπο του εγκατεστημένου συστήματος, μπορούν να αναζητήσουν αυτές τις πληροφορίες με εντολές όπως αυτές της γλώσσας δομημένης ερώτησης (SQL) ή παρόμοια γλώσσα προγραμματισμού βάσεων δεδομένων.Άλλοι τύποι λογισμικού διαχείρισης ανθρώπινων πόρων διαθέτουν γραφικές διεπαφές χρήστη με χαρακτηριστικά για τη δημιουργία και την αποθήκευση εντύπων, πίνακες, διαγράμματα και αναφορές.Όταν ένας διαχειριστής προσωπικού επιθυμεί να διατηρήσει σαρωμένα αντίγραφα των επαναλαμβανόμενων εργαζομένων και παρόμοια έγγραφα, το σύστημα πληροφοριών περιλαμβάνει συχνά την ικανότητα οπτικής αναγνώρισης χαρακτήρων (OCR) για τη δημιουργία ηλεκτρονικών αντιγράφων που μπορούν να αναζητηθούν.

Ένα σύστημα πληροφοριών διαχείρισης προσωπικού έχει επίσης σημαντικό ρόλο στις πρακτικές πρόσληψης και πυροδότησης μιας επιχείρησης.Πολλές εταιρείες χρησιμοποιούν τα χαρακτηριστικά OCR αυτού του τύπου προγράμματος για να σαρώσουν τα βιογραφικά για τις καθορισμένες λέξεις -κλειδιά.Οι υποψήφιοι των οποίων τα βιογραφικά έχουν αντιστοιχίες λέξεων -κλειδιών έχουν συχνά καλύτερες πιθανότητες να λάβουν πρόσκληση συνέντευξης.Ορισμένες επιχειρήσεις χρησιμοποιούν αυτήν την τεχνολογία για να παρακολουθούν και να καταγράφουν νέες πιστοποιήσεις που ολοκληρώνουν οι εργαζόμενοι, ιδιαίτερα εκείνες που μετράνε ως αμειβόμενη εκπαίδευση.Οι εργαζόμενοι που ενδέχεται να απαιτούν πειθαρχική δράση ή παροχή συμβουλών συχνά έχουν αρχεία αυτών των πληροφοριών που διατηρούνται στα ηλεκτρονικά αρχεία προσωπικού τους στο τμήμα HR.