Hệ thống thông tin quản lý nhân sự là gì?

Hệ thống thông tin quản lý nhân sự là một bộ quy trình và công nghệ ứng dụng mà nhân viên nhân sự sử dụng để theo dõi và tổ chức dữ liệu về nhân viên trong một doanh nghiệp hoặc tổ chức.Thông tin này có thể bao gồm hồ sơ biên chế, tài liệu thuế và hồ sơ về các lợi ích được giao như bảo hiểm y tế.Thông tin nhân viên khác thường được lưu giữ trong hệ thống thông tin quản lý nhân sự để đánh giá hiệu suất định kỳ.Những hồ sơ này thường là sơ yếu lý lịch và bản sao của các chứng nhận công nghiệp có liên quan.Khu vực quản lý nguồn nhân lực này đòi hỏi cả việc sử dụng chương trình phần mềm máy tính và các hoạt động thường xuyên để nhập và cập nhật dữ liệu liên quan.Các doanh nghiệp có số lượng lớn nhân viên thường cần một bộ phận nhân sự (HR) riêng biệt để lưu giữ hồ sơ chính xác về tất cả các thông tin này.Làm việc với một hệ thống thông tin quản lý nhân sự đòi hỏi cả nắm bắt tốt về công nghệ và khả năng truy xuất dữ liệu cần thiết một cách nhanh chóng.Một gói phần mềm được thiết kế cho các tác vụ nguồn nhân lực này thường bao gồm các cơ sở dữ liệu được liên kết chứa các bộ thông tin khác nhau.Một cơ sở dữ liệu có thể chứa hồ sơ tiền lương được phát hành được liên kết với một cơ sở dữ liệu khác với thông tin về việc giữ lại thuế, ví dụ.Nhân viên nhân sự có trách nhiệm giữ thông tin lực lượng lao động này được cập nhật và chính xác.Ngoài việc thường xuyên duy trì dữ liệu trong hệ thống thông tin quản lý nhân sự, nhân viên nhân sự cũng cần thực hiện các truy vấn cụ thể để truy xuất thông tin nhất định.Tùy thuộc vào loại hệ thống được cài đặt, họ có thể truy vấn thông tin này bằng các lệnh như các lệnh trong ngôn ngữ truy vấn có cấu trúc (SQL) hoặc ngôn ngữ lập trình cơ sở dữ liệu tương tự.Các loại phần mềm quản lý nguồn nhân lực khác có giao diện người dùng đồ họa với các tính năng để tạo và lưu trữ các biểu mẫu, bảng, biểu đồ và báo cáo.Khi người quản lý nhân sự muốn giữ các bản sao của nhân viên được quét và các tài liệu tương tự, hệ thống thông tin thường bao gồm khả năng nhận dạng ký tự quang (OCR) để tạo các bản sao điện tử có thể tìm kiếm.Một hệ thống thông tin quản lý nhân sự cũng có một vai trò quan trọng trong một hoạt động tuyển dụng và sa thải doanh nghiệp.Nhiều công ty sử dụng các tính năng OCR của loại chương trình này để quét sơ yếu lý lịch cho các từ khóa được chỉ định.Các ứng viên có sơ yếu lý lịch có các trận đấu từ khóa thường có cơ hội nhận được lời mời phỏng vấn tốt hơn.Một số doanh nghiệp sử dụng công nghệ này để theo dõi và ghi lại bất kỳ chứng nhận mới nào mà nhân viên hoàn thành, đặc biệt là những người được coi là đào tạo trả tiền.Những người lao động có thể yêu cầu hành động kỷ luật hoặc tư vấn cũng thường xuyên có hồ sơ về thông tin này trong hồ sơ nhân sự điện tử của họ trong bộ phận nhân sự.