Τι είναι ένα γραφείο αυτοβοήθειας;

Ένα γραφείο αυτοβοήθειας είναι ένας τύπος στρατηγικής εξυπηρέτησης πελατών και υποστήριξης που επιδιώκει να επιτρέψει στους πελάτες να εντοπίζουν δεδομένα και πόρους που αντιμετωπίζουν διάφορα ερωτήματα και ανησυχίες, χωρίς την ανάγκη να αλληλεπιδρούν με έναν εκπρόσωπο της εξυπηρέτησης πελατών.Αυτός ο τύπος εξυπηρέτησης και υποστήριξης έχει γίνει όλο και πιο συνηθισμένος από την έλευση του Διαδικτύου, επιτρέποντας τη διευρυμένη διαθεσιμότητα και τη διαθεσιμότητά τους με την πάροδο των ετών.Μαζί με τις επιχειρήσεις που κάνουν χρήση κάποιου τύπου γραφείου αυτοβοήθειας μαζί με άλλες επιλογές γραφείου βοήθειας, κολέγια και πανεπιστήμια, καθώς και κυβερνητικά τμήματα και οργανισμούς είναι επίσης πιθανό να αναπτύξουν και να παράσχουν αυτήν την επιλογή στους ανθρώπους που εξυπηρετούν.

Ένα κοινό παράδειγμα του γραφείου αυτοβοήθειας βρίσκεται σε πολλές βιβλιοθήκες σε διάφορα περιβάλλοντα.Ενώ πολλές βιβλιοθήκες εξακολουθούν να χρησιμοποιούν ένα παραδοσιακό σύστημα καταλόγου καρτών που οι επισκέπτες μπορούν να χρησιμοποιήσουν για να εντοπίσουν βιβλία και άλλες μορφές μέσων, υπάρχει επίσης η δυνατότητα χρήσης μιας βάσης δεδομένων για την υποβολή αιτήσεων σχετικά με διάφορα θέματα, συγγραφείς ή ονόματα εγγράφων.Μια άλλη συνάρτηση του γραφείου αυτοβοήθειας σε μια βιβλιοθήκη επιτρέπει επίσης στους προστάτες να μάθουν περισσότερα σχετικά με τις πολιτικές και τις διαδικασίες της βιβλιοθήκης, συνήθως επιτρέποντας στους επισκέπτες να θέτουν συγκεκριμένες ερωτήσεις σχετικά με την ένταξη στη βιβλιοθήκη, να ελέγξουν τους πόρους ή ακόμα και να χρησιμοποιήσουν τα εργαλεία που παρέχονται στη διεξαγωγή έρευνας.

Ένα γραφείο αυτοβοήθειας εξυπηρέτησης πελατών λειτουργεί με παρόμοιο τρόπο, χρησιμοποιώντας κανονικά ένα περιβάλλον λογισμικού που επιτρέπει στους πελάτες να υποβάλλουν ερωτήσεις που αξιολογούνται από τον προγραμματισμό, παρέχοντας έπειτα διάφορες επιλογές για τον τρόπο βελτίωσης της ερώτησης και εντοπισμού απαντήσεων.Μερικές φορές χρησιμοποιείται ως μέσο για την παροχή υποστήριξης στους πελάτες εκτός των συνηθισμένων ωρών λειτουργίας, ο βαθμός των διαθέσιμων πληροφοριών μέσω αυτού του τύπου γραφείου βοήθειας είναι συχνά εκτεταμένη, καθιστώντας εύκολο τον εντοπισμό απαντήσεων για τις περισσότερες καταστάσεις.Στο πλαίσιο της υποστήριξης, οι πελάτες μπορούν επίσης να υποβάλουν μηνύματα που μπορούν να ανταποκριθούν από τους εκπροσώπους εξυπηρέτησης πελατών κατά τις εργάσιμες ώρες.

Πολλές επιχειρήσεις περιλαμβάνουν ένα γραφείο αυτοβοήθειας ως μέρος της υποστήριξης που προσφέρεται μέσω των ιστοτόπων τους.Υπάρχει συχνά ένας κατάλογος με δυνατότητα αναζήτησης που περιλαμβάνει πληροφορίες σχετικά με τα προϊόντα που προσφέρονται, πληροφορίες σχετικά με τον τρόπο δημιουργίας λογαριασμών ή για να ελέγξετε την κατάσταση μιας τρέχουσας παραγγελίας.Η ακριβής διαμόρφωση του γραφείου θα εξαρτηθεί από τη φύση της επιχείρησης και τι είδους πόροι θα είναι χρήσιμο για τους πελάτες της εταιρείας και μπορεί να περιλαμβάνει επιλογές όπως η αυτοματοποιημένη υποστήριξη μέσω τηλεφώνου καθώς και ηλεκτρονικών λύσεων.