Τι είναι η ροή εργασίας έγκρισης;

Μια ροή εργασίας έγκρισης είναι μια επιχειρηματική διαδικασία που απαιτεί την έγκριση ενός άλλου υπαλλήλου, όπως ένας διευθυντής, πριν συνεχίσει ή ολοκληρωθεί.Παράδειγμα Οι ροές εργασιών έγκρισης περιλαμβάνουν το να έχετε μέλος του νομικού τμήματος να υπογράψει μια νέα διαφήμιση προτού προχωρήσει στην εκτύπωση ή απαιτώντας την έγκριση του διαχειριστή για έξοδα των εργαζομένων που υπερβαίνουν ένα συγκεκριμένο ποσό.Πολλές εταιρείες χρησιμοποιούν λογισμικό ροής εργασίας για την αυτοματοποίηση των ροών εργασίας έγκρισης.Τα κριτήρια για μια διαδικασία ροής εργασίας έγκρισης ενδέχεται να περιλαμβάνουν ποσά συναλλαγών, πιθανή αξία πώλησης και το είδος του εργαζομένου που χειρίζεται την εργασία.Άλλα ζητήματα που μπορεί να προκαλέσουν έγκριση περιλαμβάνουν το χρονικό διάστημα που ένας εργαζόμενος έχει εργαστεί για την εταιρεία ή τη φύση του έργου που εκτελεί ένας υπάλληλος.Τα πολλαπλά κριτήρια μπορούν να συνδυαστούν για να ενεργοποιήσουν μια έγκριση.Το άτομο που πρέπει να χορηγήσει έγκριση μπορεί να λάβει ένα μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, ένα μήνυμα κειμένου, μια αναδυόμενη ειδοποίηση ή ένα μήνυμα μέσα στο ίδιο το λογισμικό.Η εργασία ή το έγγραφο που χρειάζονται έγκριση μπορεί να καταψυχθεί μέχρι να εγκριθεί ή μπορεί να παραμείνει διαθέσιμο για επεξεργασία από άλλους.Ο εγκληματίας μπορεί να εγκρίνει το αίτημα, να το αρνηθεί ή να το περάσει σε άλλο υπάλληλο.Σε ορισμένα συστήματα, μια ροή εργασίας έγκρισης μπορεί να ζητήσει πολλαπλές εγκρίσεις.Για παράδειγμα, όταν ένας διαχειριστής εγκρίνει μια σύμβαση, μπορεί στη συνέχεια να απαιτήσει έγκριση από έναν δικηγόρο της εταιρείας.Για παράδειγμα, οι εγκρίσεις θα πρέπει να έχουν προθεσμίες, μετά από τις οποίες το αίτημα για έγκριση μεταδίδεται σε άλλο πιθανό εγκαινιστήρα.Οι προθεσμίες πρέπει να λαμβάνουν υπόψη την προτεραιότητα της εργασίας και άλλων συνδεδεμένων προθεσμιών.Για παράδειγμα, εάν ένα γραφικό πρέπει να είναι στον εκτυπωτή μέχρι την Παρασκευή για να είναι έτοιμος για μια επερχόμενη εμπορική έκθεση, η πλήρης ροή εργασίας έγκρισης που σχετίζεται με αυτό το γραφικό πρέπει να ολοκληρωθεί μέχρι την Παρασκευή.Το λογισμικό ροής εργασίας θα πρέπει επίσης να γνωρίζει τις διακοπές των εγκλημάτων και τις άρρωστες ημέρες, ώστε τα αιτήματα έγκρισης να μην εξασθενούν.

Μια ροή εργασίας έγκρισης μπορεί να προσθέσει αξία σε μια υπάρχουσα δημιουργική ή επιχειρηματική ροή εργασίας.Μπορεί να δημιουργήσει συνέπεια, απαιτώντας πάντοτε έγκριση όταν πληρούνται ορισμένες προϋποθέσεις, αντί να βασίζονται στην ανθρώπινη μνήμη για να θυμούνται πότε και από ποιον να ζητήσει έγκριση.Μια ροή εργασίας έγκρισης μπορεί επίσης να εγγυηθεί ότι νέοι, άπειροι υπάλληλοι δεν κάνουν ορισμένα δαπανηρά λάθη.Μπορεί να βοηθήσει να διασφαλιστεί ότι οι αδίστακτοι υπάλληλοι δεν μπορούν να επεξεργαστούν ψευδείς πωλήσεις ή παράκαμψη καθιερωμένες διαδικασίες επίσης.