Quy trình công việc phê duyệt là gì?

Một quy trình công việc phê duyệt là một quy trình kinh doanh yêu cầu sự chấp thuận của một nhân viên khác, chẳng hạn như người quản lý, trước khi tiếp tục hoặc hoàn thành.Ví dụ Quy trình công việc phê duyệt bao gồm có một thành viên của bộ phận pháp lý đăng xuất trên một quảng cáo mới trước khi nó được in hoặc yêu cầu phê duyệt người quản lý cho các chi phí của nhân viên vượt quá một số tiền nhất định.Nhiều công ty sử dụng phần mềm quy trình công việc kinh doanh để tự động hóa quy trình công việc phê duyệt. Các quy trình công việc phê duyệt có thể cụ thể khi cần thiết.Các tiêu chí cho một quy trình quy trình công việc phê duyệt có thể bao gồm các giao dịch, giá trị tiềm năng của việc bán hàng và loại nhân viên xử lý nhiệm vụ.Các vấn đề khác có thể kích hoạt sự chấp thuận bao gồm thời gian mà một nhân viên đã làm việc cho công ty hoặc bản chất của nhiệm vụ mà một nhân viên đang thực hiện.Nhiều tiêu chí cũng có thể được kết hợp để kích hoạt phê duyệt. Trong phần mềm quy trình công việc, một quy trình công việc phê duyệt có thể kích hoạt một số cảnh báo.Người phải chấp thuận có thể nhận được e-mail, tin nhắn văn bản, cảnh báo bật lên hoặc tin nhắn trong phần mềm.Nhiệm vụ hoặc tài liệu cần phê duyệt có thể bị đóng băng cho đến khi được phê duyệt hoặc nó có thể vẫn còn để chỉnh sửa bởi người khác.Người phê duyệt có thể phê duyệt yêu cầu, từ chối hoặc chuyển nó cho một nhân viên khác.Trong một số hệ thống, một quy trình công việc phê duyệt có thể kêu gọi nhiều phê duyệt.Ví dụ, một khi người quản lý phê duyệt hợp đồng, sau đó nó có thể yêu cầu sự chấp thuận từ một luật sư của công ty.Ví dụ, các phê duyệt nên có thời hạn, sau đó, yêu cầu phê duyệt được chuyển cho người phê duyệt tiềm năng khác.Thời hạn nên tính đến mức độ ưu tiên của nhiệm vụ và các thời hạn được kết nối khác.Ví dụ: nếu một đồ họa phải ở máy in vào thứ Sáu để sẵn sàng cho một triển lãm thương mại sắp tới, quy trình phê duyệt hoàn chỉnh liên quan đến đồ họa đó phải hoàn thành vào thứ Sáu.Phần mềm quy trình làm việc cũng cần lưu ý đến các ngày nghỉ và ngày bị bệnh nên các yêu cầu phê duyệt không phải là suy yếu.Nó có thể tạo ra sự nhất quán bằng cách luôn cần phải phê duyệt khi đáp ứng một số điều kiện nhất định, thay vì dựa vào bộ nhớ của con người để ghi nhớ khi nào và từ ai để tìm kiếm sự chấp thuận.Một quy trình phê duyệt cũng có thể đảm bảo rằng những nhân viên mới, thiếu kinh nghiệm không phạm phải những sai lầm tốn kém nhất định.Nó có thể giúp đảm bảo rằng các nhân viên vô đạo đức cũng không thể xử lý bán hàng không có thật hoặc bỏ qua các quy trình đã được thiết lập.