Τι είναι ένας αυτοματοποιημένος γραμματέας;

Ένας αυτοματοποιημένος γραμματέας είναι μια συσκευή που δρομολογεί κλήσεις σε ένα γραφείο.Αυτές οι συσκευές χρησιμοποιούνται συχνά από τις μικρές επιχειρήσεις ως έναν τρόπο παροχής ενός βασικού φίλτρου μεταξύ του γραφείου και των ανεπιθύμητων τηλεφωνικών κλήσεων, όπως τηλεμεταφορείς ή λανθασμένους αριθμούς.Οι μεγαλύτερες επιχειρήσεις θα έχουν συχνά έναν γραμματέα πραγματικής ζωής για να εκτελέσουν αυτή τη λειτουργία, καθιστώντας περιττό τον αυτοματοποιημένο γραμματέα.Αυτός ο όρος χρησιμοποιείται συχνά συνώνυμα με τον εικονικό γραμματέα, αλλά οι δύο είναι πραγματικά πολύ διαφορετικοί.Ένας εικονικός γραμματέας είναι ένα πραγματικό πρόσωπο, απλά δεν υπάρχει μέσα στην ίδια την επιχείρηση.

Στις περισσότερες περιπτώσεις, ένας αυτοματοποιημένος γραμματέας είναι ένα μικρό κουτί που συνδέεται στην τηλεφωνική γραμμή μεταξύ του τηλεφώνου και του τοίχου.Όταν ένας γνωστός και εγκεκριμένος αριθμός καλεί τη γραμμή, ο γραμματέας θα επιτρέψει την κλήση να μεταβεί απευθείας στο τηλέφωνο.Εάν ένας μη εγκεκριμένος, άγνωστος ή περιορισμένος αριθμός κλήσεων, ο αυτοματοποιημένος γραμματέας θα το παρεμποδίσει.

Γενικά, η παρακολούθηση αυτού του τύπου σημαίνει ότι ένα αυτοματοποιημένο σύστημα απαντά στην κλήση και ζητά βασικές πληροφορίες από τον καλούντα.Αφού λάβει απαντήσεις στις ερωτήσεις της, η συσκευή θα καλέσει το συνδεδεμένο τηλέφωνο και θα αναμεταδίδει αυτές τις πληροφορίες στον δέκτη mdash;που τότε έχει την επιλογή να λάβει την κλήση.Εάν ο αριθμός είναι γνωστός ως κακός ή ο δέκτης αρνείται την κλήση, η κλήση θα δρομολογηθεί σε αυτόματο τηλεφωνητή ή απλά αποσυνδεθεί.

Ένα κοινό λάθος είναι να υποθέσουμε ότι ένας εικονικός και ένας αυτοματοποιημένος γραμματέας είναι το ίδιο πράγμα.Ένας εικονικός γραμματέας είναι ένας ανεξάρτητος εργολάβος που λειτουργεί ως γραμματέας από απομακρυσμένη τοποθεσία.Συνήθως, αυτοί οι εργαζόμενοι θα έχουν ένα γραφείο στο σπίτι και θα εκτελούν κοινή γραμματειακή εργασία, συχνά για διάφορες εταιρείες.Οι κοινές εργασίες περιλαμβάνουν την απάντηση στο τηλέφωνο, τη μεταγραφή εγγράφων ή ομιλιών και την πραγματοποίηση ρυθμίσεων ταξιδιού.

Παρόλο που οι δύο τύποι γραμματέων είναι πολύ διαφορετικοί, έχουν παρόμοια συνολική μεθοδολογία.Με την κατάργηση τόσο του χώρου όσο και του κόστους ενός παραδοσιακού γραμματέα, μια επιχείρηση είναι σε θέση να τρέξει με πολύ χαμηλότερα γενικά έξοδα.Αυτό επιτρέπει σε μια επιχείρηση να λειτουργεί σε ένα επίπεδο όπου μπορεί να έχει πτωχεύσει κάτω από το παραδοσιακό σύστημα.Επιπλέον, η χρήση των αυτοματοποιημένων χαρακτηριστικών τηλεφώνου ενός εικονικού γραμματέα θα επιτρέψει συχνά σε μια επιχείρηση να εμφανίζεται μεγαλύτερη και καλύτερα οργανωμένη.

Στην περίπτωση του εικονικού γραμματέα, η εξωτερική ανάθεση εργασίας παρέχει πρόσθετα οφέλη.Ένας μεμονωμένος εργαζόμενος μπορεί να εργαστεί για αρκετές εταιρείες ταυτόχρονα, αντί να αναγκαστεί σε μια ενιαία εργασία μερικής απασχόλησης.Επιπλέον, η εργασία από το σπίτι επιτρέπει σε άτομα με μικρά παιδιά, αναπηρίες ή απρόβλεπτα προγράμματα να συνεχίζουν να λειτουργούν στο εργατικό δυναμικό.