Mi az automatizált titkár?

Az automatizált titkár egy olyan eszköz, amely felhívja az irodát.Ezeket az eszközöket gyakran használják a kisvállalkozások, hogy alapvető szűrőt biztosítsanak az iroda és a nem kívánt telefonhívások, például a telemarkerek vagy a rossz számok között.A nagyobb vállalkozásoknak gyakran van valós titkára, aki elvégzi ezt a funkciót, így az automatizált titkár felesleges.Ezt a kifejezést gyakran szinonimán használják a virtuális titkárnál, de a kettő valójában nagyon különbözik.A virtuális titkár egy tényleges ember, csak nem olyan, amely maga a vállalkozásban van.Amikor egy ismert és jóváhagyott szám felhívja a vonalat, a titkár megengedi, hogy a hívás közvetlenül a telefonhoz menjen.Ha egy nem jóváhagyott, ismeretlen vagy korlátozott számú hívás, az automatizált titkár elfogja azt.

Általában az ilyen típusú lehallgatás azt jelenti, hogy egy automatizált rendszer válaszol a hívásra, és alapvető információkat kér a hívó féltől.Miután válaszokat kapott a kérdéseire, az eszköz felhívja a csatlakoztatott telefont, és továbbítja ezeket az információkat a vevőhöz mdash;Kinek van lehetősége, hogy felhívja a hívást.Ha a számot rossznak nevezik, vagy a vevő tagadja a hívást, akkor a hívást ehelyett hangpostára vagy egyszerűen leválasztják.A virtuális titkár egy független vállalkozó, aki távoli helyről titkárként működik.Általában ezeknek a munkavállalóknak otthoni irodája lesz, és közös titkársági munkát végez, gyakran több különböző vállalat számára.A közös feladatok között szerepel a telefon válasza, a rögzített levelek vagy beszédek átírása és az utazási megállapodások készítése.

Annak ellenére, hogy a titkárok két típusa nagyon különbözik, hasonló módszertanuk van.A hagyományos titkár helyének és költségeinek eltávolításával egy vállalkozás sokkal alacsonyabb fejjel képes futni.Ez lehetővé teszi a vállalkozás számára, hogy olyan szinten működjön, ahol a hagyományos rendszer alatt csődbe ment.Ezenkívül a virtuális titkár automatizált telefonjalai használata gyakran lehetővé teszi a vállalkozások számára, hogy nagyobb és jobban szervezettek legyenek.

A virtuális titkár esetében a munka kiszervezése további előnyöket nyújt.Egyetlen munkavállaló egyidejűleg több vállalatnál dolgozhat, ahelyett, hogy egyetlen részmunkaidős munkába kényszerítené.Ezenkívül az otthoni munka lehetővé teszi a kisgyermekes, fogyatékossággal élő vagy kiszámíthatatlan ütemtervekkel rendelkező emberek számára, hogy továbbra is működjenek a munkaerőben.