Thư ký tự động là gì?

Một thư ký tự động là một thiết bị định tuyến gọi trong văn phòng.Các thiết bị này thường được các doanh nghiệp nhỏ sử dụng như một cách cung cấp bộ lọc cơ bản giữa văn phòng và các cuộc gọi điện thoại không mong muốn, chẳng hạn như tiếp thị qua điện thoại hoặc số sai.Các doanh nghiệp lớn hơn thường sẽ có một thư ký thực tế để thực hiện chức năng này, khiến thư ký tự động trở nên dư thừa.Thuật ngữ này thường được sử dụng đồng nghĩa với thư ký ảo, nhưng cả hai thực sự rất khác nhau.Một thư ký ảo là một người thực tế, không phải là một người có mặt trong chính doanh nghiệp. Trong hầu hết các trường hợp, một thư ký tự động là một hộp nhỏ cắm vào đường dây điện thoại giữa điện thoại và tường.Khi một số đã biết và được phê duyệt gọi đường dây, thư ký sẽ cho phép cuộc gọi đi trực tiếp vào điện thoại.Nếu một cuộc gọi số không được chấp thuận, không xác định hoặc bị hạn chế, thư ký tự động sẽ chặn nó.Nói chung, việc đánh chặn loại này có nghĩa là một hệ thống tự động trả lời cuộc gọi và yêu cầu thông tin cơ bản từ người gọi.Sau khi nhận được câu trả lời cho các câu hỏi của nó, thiết bị sẽ gọi điện thoại được kết nối và chuyển tiếp thông tin đó đến người nhận mdash;người sau đó có tùy chọn để nhận cuộc gọi.Nếu số được gọi là xấu hoặc người nhận từ chối cuộc gọi, thay vào đó, cuộc gọi sẽ được chuyển đến thư thoại hoặc đơn giản là ngắt kết nối.Một thư ký ảo là một nhà thầu độc lập hoạt động như một thư ký từ một địa điểm từ xa.Thông thường, những công nhân này sẽ có một văn phòng tại nhà và thực hiện công việc thư ký chung, thường là cho một số công ty khác nhau.Các nhiệm vụ phổ biến bao gồm trả lời điện thoại, phiên âm các chữ cái hoặc bài phát biểu được ghi lại và sắp xếp du lịch.Mặc dù hai loại thư ký rất khác nhau, nhưng chúng có một phương pháp tổng thể tương tự.Bằng cách loại bỏ cả không gian và chi phí của một thư ký truyền thống, một doanh nghiệp có thể chạy với chi phí thấp hơn nhiều.Điều này cho phép một doanh nghiệp hoạt động ở một cấp độ mà nó có thể đã phá sản theo hệ thống truyền thống.Ngoài ra, sử dụng các tính năng điện thoại tự động của thư ký ảo thường sẽ cho phép một doanh nghiệp xuất hiện lớn hơn và được tổ chức tốt hơn. Trong trường hợp của Bộ trưởng ảo, việc gia công công việc cung cấp thêm lợi ích.Một công nhân duy nhất có thể làm việc cho một số công ty cùng một lúc, thay vì bị buộc phải vào một công việc bán thời gian duy nhất.Ngoài ra, làm việc tại nhà cho phép những người có trẻ nhỏ, khuyết tật hoặc lịch trình không thể đoán trước để tiếp tục hoạt động trong lực lượng lao động.