Apa itu sekretaris otomatis?

Sekretaris otomatis adalah perangkat yang merutekan panggilan di kantor.Perangkat ini sering digunakan oleh usaha kecil sebagai cara menyediakan filter dasar antara kantor dan panggilan telepon yang tidak diinginkan, seperti telemarketer atau nomor yang salah.Bisnis yang lebih besar akan sering memiliki sekretaris kehidupan nyata untuk melakukan fungsi ini, membuat sekretaris otomatis berlebihan.Istilah ini sering digunakan secara sinonim dengan sekretaris virtual, tetapi keduanya sebenarnya sangat berbeda.Seorang sekretaris virtual adalah orang yang sebenarnya, hanya saja tidak ada yang ada di dalam bisnis itu sendiri.

Dalam kebanyakan kasus, seorang sekretaris otomatis adalah kotak kecil yang dihubungkan ke saluran telepon antara telepon dan dinding.Ketika nomor yang diketahui dan disetujui memanggil saluran, sekretaris akan mengizinkan panggilan untuk langsung ke telepon.Jika panggilan nomor yang tidak disetujui, tidak diketahui atau dibatasi, sekretaris otomatis akan mencegatnya.

Secara umum, intersepsi jenis ini berarti bahwa sistem otomatis menjawab panggilan dan meminta informasi dasar dari penelepon.Setelah mendapatkan jawaban atas pertanyaannya, perangkat akan menghubungi telepon yang terhubung dan menyampaikan informasi itu kepada penerima mdash;Siapa yang kemudian memiliki opsi untuk menerima panggilan.Jika nomor tersebut dikenal sebagai buruk, atau penerima menyangkal panggilan tersebut, panggilan tersebut akan dialihkan ke voicemail atau sekadar terputus.

Kesalahan umum adalah menganggap bahwa seorang virtual dan sekretaris otomatis adalah hal yang sama.Seorang sekretaris virtual adalah kontraktor independen yang beroperasi sebagai sekretaris dari lokasi terpencil.Biasanya, para pekerja ini akan memiliki kantor pusat dan melakukan pekerjaan kesekretariatan umum, seringkali untuk beberapa perusahaan yang berbeda.Tugas umum termasuk menjawab telepon, menyalin surat atau pidato yang direkam dan membuat pengaturan perjalanan.

Meskipun kedua jenis sekretaris sangat berbeda, mereka memiliki metodologi keseluruhan yang serupa.Dengan menghapus ruang dan biaya sekretaris tradisional, sebuah bisnis dapat berjalan dengan overhead yang jauh lebih rendah.Ini memungkinkan bisnis untuk berfungsi pada tingkat di mana ia mungkin bangkrut di bawah sistem tradisional.Selain itu, menggunakan fitur telepon otomatis dari sekretaris virtual akan sering memungkinkan bisnis tampil lebih besar dan lebih terorganisir.

Dalam kasus Sekretaris Virtual, outsourcing pekerjaan memberikan manfaat tambahan.Seorang pekerja tunggal dapat bekerja untuk sejumlah perusahaan secara bersamaan, daripada dipaksa ke dalam satu pekerjaan paruh waktu.Selain itu, bekerja dari rumah memungkinkan orang dengan anak kecil, cacat atau jadwal yang tidak dapat diprediksi untuk terus beroperasi di angkatan kerja.